Bốn Kiểu Người Ghi Chép Và Cách Chọn Công Cụ Ghi Chép Phù Hợp Với Bạn
Thị trường các phần mềm ghi chép được dự báo sẽ cán mốc 16 tỉ đô vào năm 2027, tăng gần gấp đôi so với năm 2020.
Trước năm 2020, các ông lớn gồm Microsoft One Note, Google Keep, và Evernote gần như một mình một cõi trong lãnh địa ghi chép cá nhân.
Tháng 12 năm 2019, đại dịch Covid 19 bùng phát.
Cả thế giới làm việc tại nhà. Nhu cầu lưu trữ, xử lý, và chia sẻ thông tin giữa các cá nhân trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Trước kia, nếu có điều gì không rõ, chúng ta chỉ cần đi đến bàn của đồng nghiệp hỏi một tiếng, rồi follow up với một chiếc email hoặc tin nhắn. Nhưng bây giờ chúng ta làm việc tại nhà và hầu như không thể trông cậy vào giao tiếp trực tiếp. Mọi người tìm kiếm những giải pháp quản trị thông tin liên cá nhân hiệu quả hơn để tiếp tục công việc trôi chảy.
Và đó là cơ hội cho những kẻ có sự chuẩn bị.
Năm 2019, Notion có 1 triệu người dùng. Năm 2021, con số này tăng thành 20 triệu. Sự thành công của Notion mở màn cho hàng loạt các ứng dụng ghi chép thế hệ mới tập trung vào nhu cầu của người dùng, có tính tuỳ biến cao và cũng khó sử dụng hơn.
Thị trường phần mềm ghi chép trở nên nhộn nhịp hơn bao giờ hết bởi phong trào Đại Nghỉ Việc sau Covid 19 và sau đó là việc các công ty công nghệ cắt giảm nhân sự hàng loạt. Nhu cầu tự quản trị vốn tri thức của người lao động tri thức trở nên cấp thiết.
Các phần mềm ghi chép thế hệ mới ra đời và được đón nhận, trở thành một cơn lốc. Các phần mềm này tập trung giải quyết nhu cầu quản trị kiến thức và học tập trong dài hạn của mỗi cá nhân. Những người sử dụng nồng nhiệt các phần mềm này nhất có lẽ là nhóm những người có nhu cầu quản trị kiến thức cá nhân vì đặc thù công việc. Miếng cơm manh áo của họ phụ thuộc vào khả năng học hỏi và thích nghi với hoàn cảnh thay đổi liên tục. Đó là những người bước chân vào nền kinh tế sáng tạo nội dung (creator economy), người làm việc tự do (freelancer), tư vấn độc lập (consultant), huấn luyện viên (coach), và tự kinh doanh (entrepreneur).
Bạn có cần một phần mềm ghi chép hay không?
Ghi chép để quản trị kiến thức cá nhân (từ đây tôi sẽ gọi tắt là ghi chép PKM hay PKM) không phải là thứ lý thuyết chỉ dành cho dân nghiên cứu hay làm việc viết lách.
Lợi ích của ghi chép PKM là dành cho tất cả mọi người.
Nó dành cho tất cả những ai làm việc với tri thức, có kiến thức và kỹ năng chuyên môn có thể thương mại hoá. PKM cũng dành cho những ai yêu thích việc học hỏi, nghiên cứu, và mong muốn tạo ra những sản phẩm sáng tạo mang dấu ấn cá nhân.
Một lần, tôi cho người bạn của tôi xem hệ thống ghi chép của tôi trên phần mềm Obsidian ở trên điện thoại. Bạn tôi tỏ ra thích cái ý tưởng là mình sẽ ghi lại được những khoảnh khắc trong cuộc sống, những câu chuyện của mình, để từ đó mình có chất liệu cho những dự án, những quyết định mà có lẽ vẫn chưa thành hình vào thời mà ý tưởng hoặc câu chuyện đó diễn ra.
Tuy nhiên, bạn tôi không sẵn lòng bỏ thời gian và công sức ra để tự xây dựng một hệ thống ghi chép như vậy. Tôi đã suy nghĩ về câu hỏi này kể từ đó:
Vậy ai thì sẽ cần ghi chép?
Việc ghi chép liệu có phù hợp với tất cả mọi người?
Làm sao để thiết kế một hệ thống ghi chép vừa đủ đơn giản và hiệu quả để có thể giúp một người đạt được mục tiêu cá nhân của họ?
Và hôm nay, tôi đã có câu trả lời:
Như đã nói ở trên, tôi tin rằng ai cũng có thể hưởng lợi từ việc ghi chép có phương pháp. Tuy nhiên, có những cách tiếp cận khác nhau với ghi chép tuỳ theo tính cách và nhu cầu cụ thể. Trong bài này, tôi sẽ nói về việc chọn phần mềm ghi chép. Trong bài sau tôi sẽ nói về một số phương pháp ghi chép và cách chọn một phương pháp ghi chép phù hợp với bạn.
Làm sao để chọn một phần mềm ghi chép phù hợp với mình?
Theo quan sát của tôi, có 4 kiểu người ghi chép. Mỗi kiểu người này có các xu hướng ghi chép và thách thức khác nhau.
Người Sưu Tầm (The Collector): Ghi chép nhiều nhưng lưu trữ nhiều nơi, gặp khó khăn khi tìm lại, có thể rơi vào bẫy ảo tưởng đầu cơ (collector fallacy).
Người Học (The Learner): Ghi chép nhiều và muốn học từ ghi chép nhưng có thể mắc bẫy trì hoãn và hội chứng ảo tưởng năng lực (Dunning Kruger effect).
Người Suy Nghĩ (The Thinker): Ghi chép nhiều nhưng có cảm tưởng không sử dụng được các ý tưởng của mình, muốn liên kết tốt hơn, có nguy cơ suy nghĩ quá nhiều (overthinking) và trì hoãn ra quyết định.
Người Hành Động (The Doer): Ít ghi chép, thiên về hành động và hiệu suất, có thể thiếu kết nối với bản thân.
Trong bốn kiểu người ghi chép trên, thì ba kiểu người đầu tiên đều có xu hướng quản trị kiến thức cá nhân tự thân, mặc dù họ có thể không biết sự tồn tại của thuật ngữ PKM. Hoặc họ cũng không chủ đích xây dựng một hệ thống ghi chép bài bản ngay từ đầu. Tuy nhiên, khi có một cơ hội hoặc thách thức xảy ra với công việc của họ, thì họ có thể nắm bắt ngay các công cụ giúp họ ghi chép hiệu quả hơn.
Người Hành Động (Doer) có thể ghi chép nhưng thường chỉ ở mức độ đơn giản và thực dụng nhất. Họ ghi những thông tin cần thiết trong công việc, các giấy tờ cần thiết của cá nhân và gia đình. Họ lưu trữ các thông tin về pháp lý, tài chính, hình ảnh, các con số cần theo dõi,... Họ cũng có thể ghi nhật ký hoặc lưu giữ các khoảnh khắc của cuộc sống qua ảnh chụp, giấy viết, file word, excel,... Họ có thể đi thẳng từ ý tưởng hoặc một nhu cầu công việc cụ thể đến việc bắt tay vào thực hiện. Vì vậy, họ cũng không cảm thấy cần phải ghi chép hoặc có một hệ thống lưu trữ phức tạp cho các ý tưởng của họ. Các ghi chép sẽ nằm ở sản phẩm cuối cùng mà họ cần bàn giao cho đối tác.
Phần mềm ghi chép dành cho người Sưu Tầm
Evernote: Đây là phần mềm ghi chép miễn phí, cho phép người dùng thu thập, lưu trữ, và chia sẻ các loại thông tin đa phương tiện vào một file ghi chép gọi là note. Mỗi note thuộc một notebook. Vì sự dễ dàng lưu trữ mọi thứ từ dạng text, screenshots, file pdf, website, giấy tờ scan, file audio,... , Evernote là phần mềm ưa thích với người thích sưu tầm và ghi chép. Bạn cũng có thể chia sẻ các note này với người khác một cách dễ dàng, ngay cả khi người đó không sử dụng Evernote. Có thể đồng bộ giữa hai thiết bị (phiên bản miễn phí) và ba thiết bị trở nên (phiên bản có trả phí). Tôi đã sử dụng Evernote gần 10 năm và đã sống sót qua luận văn thạc sĩ nhờ phần mềm này.)
Google Docs. Google Docs là ứng dụng của Google tương đương với Microsoft Word nhưng có thể chia sẻ và làm việc trực tiếp với người khác trên cùng một văn bản. Tuy nhiên, lưu ý rằng các ứng dụng này không được thiết kế chuyên cho ghi chép nên nó sẽ có những hạn chế nhất định so với các phần mềm ghi chép chuyên dụng.
Phần mềm ghi chép dành cho Người Học
Roam Research: Đơn vị thông tin nhỏ nhất của Roam Research là block thay vì note như Evernote hay Obsidian. Nó cho phép bạn liên kết các đơn vị kiến thức ở dạng block với nhau. Vì vậy, nó cho phép bạn tập trung vào các chi tiết nhỏ và xây chúng thành những khối kiến thức lớn được tạo thành từ nhiều block kiến thức nhỏ liên kết lại với nhau bởi các đường dẫn hai chiều (bi-directional backlinks). Roam Research rất được giới nghiên cứu học thuật và những người ham học hỏi ưa chuộng. Bạn có thể nhìn thấy kiến thức của mình ở dạng graph rất đẹp. Nó tạo cảm giác chúng ta đang có một bộ não thứ hai trên màn hình máy tính.
RemNote: Là phần mềm ra đời vào năm 2020 tại MIT, RemNote là một công cụ tuyệt vời cho sinh viên và người học tập suốt đời. Nó có các tính tăng tương tự Roam Research như liên kết các block thông tin. Ngoài ra nó còn có khả năng tạo thẻ học tập (flashcard) giúp bạn ôn tập các ghi chép một cách khoa học dựa vào thuật toán học tập cách quãng (spaced repetition) giống như Anki hay Readwise.
Logseq: Tương tự với Roam Research, nhưng hoạt động local trên máy tính thay vì lưu trữ trên cloud như Roam. Logseq hiện đang miễn phí và có thể trong tương lai họ cũng sẽ thu phí giống như Roam.
Phần mềm ghi chép dành cho người Suy Nghĩ
Obsidian: Là phần mềm cho phép bạn liên kết các ghi chép bằng liên kết hai chiều giống như Roam hay Logseq. Nhưng Obsidian khác ở chỗ đơn vị lưu trữ nhỏ nhất của nó là note, thay vì là block như ở hai phần mềm kia. Vì vậy, Obsidian đặc biệt được ưa chuộng bởi những người có nhu cầu viết dài (long form) và suy nghĩ, lên ý tưởng thông qua việc viết và kết nối các ghi chép của họ. Obsidian là phần mềm miễn phí và có rất nhiều tính năng mở rộng do người dùng phát triển, vì vậy nó rất linh hoạt và được nhiều người yêu thích.
Scrintal: Là phần mềm ghi chép có dùng backlink và đặc biệt là có thể trình bày các ghi chép dưới dạng giống như một bản trắng trực quan. Hãy tưởng tượng mỗi ghi chép của bạn là một note. Scrintal sẽ trình bày các note này trên một whiteboard. Khi làm việc, bạn có thể nhìn thấy bức tranh tổng quan của các note trong một board. Scrintal là sự kết hợp của Obsidian và Miro, được yêu thích bởi người thích tư duy trực quan và sử dụng sơ đồ tư duy để suy nghĩ. Một phần mềm tương tự với Scrintal là Heptabase.
Đây là ví dụ bản brainstorming một dự án mà tôi đang viết trong Scrintal:
Ghi chép đọc sách theo cách truyền thống:
Ghi chép đọc sách bằng sơ đồ tư duy với Heptabase:
Phần mềm ghi chép dành cho Người Hành Động
Apple Notes/ Google Keep: Tương tự với Evernote, Apple Notes và Google Keep là hai công cụ ghi chép nhanh và dễ sử dụng. Bạn chỉ việc mở ứng dụng và tạo một new note là đã có thể ghi lại bất kỳ điều gì bạn cần và dễ dàng tìm lại bằng chức năng "search".
Notion: có tính năng giống như một bảng theo dõi dự án cá nhân (personal dashboard). Trong Notion, mỗi ghi chép là một page. Trong page có các trường thông tin (properties) và có chỗ để viết ghi chép dạng chữ, format ghi chép với đề mục, hình ảnh, có thể nhúng các thông tin đa phương tiện và dễ dàng chia sẻ với người khác. Mỗi page có thể liên kết với nhau bằng backlink. Notion là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý dự án cá nhân hoặc dự án của một team nhỏ từ 10 người trở xuống.
Tana: kết hợp quản trị kiến thức cá nhân với quản trị dự án cá nhân trong một nơi. Đơn vị thông tin lưu trữ nhỏ nhất của Tana là node. Mỗi node có thể đại diện cho một task, một ghi chép dạng text, một người, một cuốn sách... Node được phân loại bằng tag thông minh, được liên kết bằng backlink, và được quản lý bằng cơ sở dữ liệu và được trình bày đa dạng tuỳ biến theo nhu cầu của người dùng. Tana được coi là sự kết hợp của phần mềm ghi chép dạng outliner (giống Roam hay Logseq) và phần mềm ghi chép dạng database (giống Notion).
Ngoài các phần mềm kể trên, còn có một số phần mềm khác hữu ích cho người có xu hướng hành động và tập trung vào hiệu suất cá nhân như Things, Todoist, và NotePlan. Dù vậy, Things và Todoist về bản chất là phần mềm quản trị danh mục công việc và quản trị các dự án cá nhân chứ không có các tính năng quan trọng của một phần mềm chuyên ghi chép.
Lời kết: Tại sao chúng ta không có thói quen ghi chép?
Theo quan sát của tôi, một số lý do khiến chúng ta chưa có thói quen ghi chép tốt gồm có:
Không sắp xếp lại ghi chép
Không tập thói quen ghi chép
Ghi nhiều xong không tìm lại được
Không ghi chép vì tìm lại không hiệu quả
Không rõ mục đích ghi chép của mình là gì
Ghi chép làm ảnh hưởng tới suy nghĩ trong lúc ghi
Một số vấn đề kể trên có thể được giải quyết bởi các phần mềm ghi chép thế hệ mới như vừa kể trên. Công nghệ thực sự giúp giải phóng năng lực tư duy của con người, giúp họ vượt qua các giới hạn, và tối ưu hoá tiềm năng của họ. Chúng ta không giỏi nhớ vẹt, vậy thì hãy để công cụ lưu trữ thông tin cho ta, trở thành bộ nhớ tạm. Và chúng ta chỉ cần dùng bộ não của mình để suy nghĩ và làm những việc mà công nghệ không làm được. Đó là các vấn đề thuộc về cảm xúc, động lực, niềm vui, và cảm nhận vẻ đẹp và tình yêu cuộc sống.
Tuy nhiên, công cụ chỉ một phần. Nếu không có một phương pháp ghi chép tốt và sự luyện tập thường xuyên, chúng ta sẽ sớm cảm thấy rằng không có công cụ tân tiến nào có thể cứu vãn cho năng lực ghi chép và sáng tạo của bạn được. Tôi sẽ chia sẻ với bạn về phương pháp ghi chép trong bài kế tiếp. Mời bạn đón đọc.
(Thumbnail Photo by Kier in Sight Archives on Unsplash)
👍