Quản Lý Kiến Thức Cá Nhân Với PARA, Zettelkasten, và Journalling
Tự lãnh đạo bắt đầu bằng tự nhận biết. Tự nhận biết là đi góp nhặt từng mẩu tri thức của đời sống và sắp xếp chúng vào những chiếc hộp của bạn.
Câu chuyện của người đàn ông sở hữu siêu trí nhớ
Solomon Shereshevsky là một trong những nhân vật nổi tiếng nhất trong lịch sử tâm lý học hiện đại.
Ông nhớ mọi bài giảng từng chữ một, từ nhiều tuần và tháng trước. Trong suốt cuộc đời Solomon, người ta kiểm tra ông bằng mọi công thức toán phức tạp, ma trận, và cả các bài thơ bằng ngoại ngữ mà ông không biết, tất cả ông đều có thể nhớ với sự chính xác tỉ mỉ đáng kinh ngạc trong vòng vài phút.
Trí nhớ của ông quả là đáng ngưỡng mộ.
Nhưng chưa chắc bạn đã muốn có nó. Bởi vì ông thực sự khổ sở với việc "muốn quên mà không được". Hãy tưởng tượng bạn muốn quên người yêu cũ, mà cứ mỗi lần bạn đi qua con phố quen, thì mọi cảm giác rầm rộ kéo tới, cảm giác của những kỷ niệm vui buồn của các năm xưa kéo về như thác lũ. Bạn sợ con phố ấy và không thể nào đi qua nó mà không cảm thấy cực kỳ căng thẳng.
Solomon cũng gặp khó khăn cực kỳ trong việc hiểu những ý nghĩa đằng sau một câu chuyện ngụ ngôn, một tiểu thuyết tình cảm, khái niệm tình yêu và thù hận,... Với ông, truyện Romeo và Juliet là một câu chuyện của hai người yêu nhau mà hai dòng họ rất ghét nhau. Rồi cuối cùng, cả hai đều chết. Chỉ có vậy thôi!
Câu chuyện của tôi với thói quen lưu trữ theo kiểu con nghiện kiến thức
Tôi đã từng ngưỡng mộ kiểu trí nhớ hoàn hảo, không cực đoan như Solomon, nhưng đại loại vậy.
Tôi thích cảm giác mình học được nhiều kiến thức mới và không bao giờ quên chúng. Tôi nghĩ nó cũng giống như một kiểu nghiện. Đến một ngày, tôi nhận ra rằng thói quen này có nguy cơ làm tôi kiệt sức trong công việc. Bởi tôi là một nhà nghiên cứu, nếu rớt xuống chiếc hố "đọc vì nghiện" thì tôi sẽ không thể nào hoàn thành công việc nghiên cứu được. Bởi bản chất của nghiên cứu là không có điểm dừng. Bạn phải tự đặt ra điểm dừng cho mình.
Một hệ quả khác của kiểu thần tượng hoá kiến thức này là bạn sẽ sắp xếp kiến thức một cách khá máy móc. Ví dụ, tôi sẽ sắp xếp các thư mục máy tính theo môn học hoặc chủ đề mà tôi quan tâm. Chẳng hạn, trong máy tính của tôi sẽ có:
Luận văn thạc sĩ
Tâm lý học hành vi
Khoa học thần kinh
Tâm lý học nhận thức
Thống kê mô tả với R
Nghiên cứu về động cơ và tĩnh lặng
Lý thuyết động cơ Self-Determination
Phương pháp nghiên cứu khoa học trong tâm lý học
Cách phân loại này có thể hữu ích khi tôi còn là giảng viên hoặc nhà nghiên cứu trong trường đại học. Tuy nhiên, nó sẽ không còn hữu ích và đủ linh hoạt khi tôi làm việc độc lập. Tôi sẽ không thể có sự ổn định của môi trường học thuật hoặc tính dài hơi của một dự án nghiên cứu khoa học. Tại mỗi thời điểm, tôi phải luôn xoay xở với nhiều dự án với các tham số về mặt thời gian, nguồn lực, và phạm vi có thể thay đổi vì nhiều lý do khác nhau.
Trong trường hợp này, trí nhớ về các bộ môn học thuật trong trường được phân loại cứng nhắc theo môn học, chủ đề, và theo câu hỏi nghiên cứu có thể vô tình làm tổn hại đến khả năng áp dụng linh hoạt trong công việc thực tế của tôi.
Tôi nhận ra rằng mình cần có một cách phân loại kiến thức hiệu quả hơn xưa. Hệ thống này phải cho phép tôi có khả năng linh hoạt chuyển đổi giữa các dự án công việc, các mối ưu tiên, các nguồn tài nguyên xuất hiện bất chợt. Hệ thống này cũng phải đủ đơn giản để giúp tôi thiết lập thói quen làm việc nghiêm túc và kỷ luật mỗi ngày mà không bị rơi vào sự trì hoãn do tính ham "của lạ" trong việc nghiên cứu. Tôi phải có khả năng cân bằng giữa một bên là sự đòi hỏi cao về chất lượng và một bên là hiệu suất công việc.
Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ chia sẻ với bạn một số phương pháp mà tôi đã tìm hiểu và áp dụng trong suốt gần 2 năm qua. Bài viết có tính tự chiêm nghiệm và không đầy đủ. Mong bạn tìm được điều gì đó hữu ích.
Phương Pháp PARA của Tiago Forte
PARA là phương pháp quản lý ghi chép dựa vào mức độ khả dụng (actionability) của ghi chép. Tuỳ theo tính khả dụng, ghi chép sẽ được phân bổ vào một trong bốn thư mục (hoặc notebook) như sau, với mức độ khả dụng giảm dần từ cao đến thấp:
P - Project
Project là các dự án công việc đang diễn ra (active), có thời hạn cần hoàn thành (deadline), có mục tiêu cụ thể (desired outcome).
Bằng việc lưu một ghi chép vào Project, bạn sẽ hiểu rằng đây là ghi chép có tính khả dụng gần nhất - nghĩa là bạn sẽ cần làm việc với nó trong vài ngày hoặc vài tuần tới. Ghi chép có thể là ghi chú bạn viết, bức ảnh, file ghi âm, file pdf hoặc bất kỳ tài liệu gì mà bạn thấy cần cho một dự án mà bạn đang làm.
A - Area
Area là các lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm hoặc sở thích cần bạn quan tâm thường xuyên trong một thời gian dài và không có thời hạn.
Đó là các lĩnh vực như gia đình, con cái, công việc kinh doanh, viết, nghiên cứu, marketing, phát triển sản phẩm,...Mỗi lĩnh vực này sẽ có các dự án cụ thể trong từng giai đoạn. Nếu bạn có các ghi chép liên quan nhưng hiện chưa có dự án tương ứng, thì bạn sẽ lưu chúng vào Area. Đây là khu vực thuộc về quản lý chất lượng về lâu dài. Mức độ khả dụng thấp hơn Project nhưng vẫn cần để mắt tới.
Nếu bạn thường xuyên quan tâm, chăm sóc các Area quan trọng, thì khi các dự án thuộc Area đó bắt đầu, bạn sẽ có nhiều chất liệu để bắt tay ngay vào việc để sẵn sàng cho dự án mới.
Ví dụ:
R - Resource
Resource là nơi lưu các ghi chép về nguồn tài liệu tham khảo, các ghi chép từ khoá học, sách báo khoa học, bài tiểu luận, con số thống kê, hình ảnh,...
Nói chung, tài liệu thuộc về người khác sẽ được lưu trữ ở đây để phân biệt với các ghi chép có màu sắc cá nhân ở thư mục Project và Area ở trên. Mức độ khả dụng của các ghi chép ở đây đây thấp hơn so với hai thư mục trên. Những người ham học, có nhiều sở thích cá nhân có thể có nhiều ghi chép ở thư mục này; tuy nhiên nó không hẳn có tính khả dụng cho người đó vào một thời điểm nhất định. Vì vậy, điều quan trọng là cần cân bằng ghi chép giữa các thư mục này. Tránh nhầm lẫn giữa ghi chép cho mục đích học tập đơn thuần và ghi chép có thể sử dụng để thúc đẩy các dự án của bạn về phía trước.
A - Archive
Archive là các ghi chép dự án hoặc các mối quan tâm, lĩnh vực trách nhiệm đã không còn liên quan đến hiện tại (v.d. bạn trai cũ, công việc cũ, dự án đã kết thúc hoặc đang treo,...).
Khi bạn lưu các ghi chú vào Archive, bạn công nhận rằng chúng đã không còn cần sự quan tâm thường xuyên của bạn nữa nhưng bạn vẫn cất trữ chúng ở đó. Bất kỳ khi nào chúng trở nên hữu ích cho một dự án mới, bạn có thể dễ dàng truy cập lại và di chuyển chúng vào thư mục phù hợp tương ứng.
PARA có tính thực tiễn và dễ sử dụng so với các phương pháp lưu trữ khác bởi vì nó công nhận tính tinh hoạt và bừa bộn của việc ghi chép.
PARA không yêu cầu sự lưu trữ cố định cho các ghi chép của bạn mà cho bạn một nguyên lý để dịch chuyển ghi chép của mình tuỳ theo mức độ khả dụng của nó vào thời điểm hiện tại. Theo tôi, đây là yếu tố quan trọng nhất trong phương pháp PARA khiến nó trở thành một công cụ quản trị kiến thức cá nhân có tính nhân văn nhất mà tôi biết. Nó không chú trọng vào việc duy trì một hệ thống cứng nhắc mà chú trọng vào nhu cầu của cá nhân.
Điểm mạnh của PARA cũng chính là điểm yếu của nó. Vì nó cho phép và khuyến khích bạn dịch chuyển ghi chép, PARA có thể vô tình tạo ra một sự căng thẳng.
Bạn sẽ có thêm một quyết định nữa phải làm trong quá trình làm việc với PKM của bạn, đó là: Lưu cái note này vào đâu? Khi bạn đang trong tình trạng quá tải, câu hỏi này thật là không đúng lúc. Hơn nữa, mỗi khi có dự án mới, bạn sẽ phải rảo một vòng PKM của bạn và gom các ghi chép có liên quan lại đúng chỗ bạn cần. Việc này xem ra thật là mất thời gian. Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể không cần thiết phải di chuyển vị trí của ghi chép một cách thủ công như vậy bằng cách sử dụng link, nếu bạn sử dụng các phần mềm ghi chép dựa vào backlink như Obsidian hay Roam.
Việc không cần thay đổi vị trí của note giúp bạn đỡ tốn nguồn lực nhận thức vào lúc lên ý tưởng và chuẩn bị tài liệu cho dự án. Vì bạn có thể sẽ không chắc mình có cần tài liệu đó hay không vào lúc đầu. Chỉ khi bạn đọc nó, bạn mới biết. Vậy thì nếu tốn công sức di chuyển mà sau lại không cần dùng, thì sẽ phí thời gian một cách không cần thiết.
Tuy nhiên, quan điểm lưu trữ trong folder được ủng hộ bởi nhiều người có sức sáng tạo vĩ đại nhất. Chẳng hạn như biên đạo múa người Mỹ - Twyla Tharp.
Bà cho rằng chúng ta cần phải ở trong cái hộp trước khi có thể bước ra ngoài nó. Mặc lòng, mọi người hay đánh đồng sáng tạo với “think out of the box”. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ.
Các nhà tâm lý học và khoa học thần kinh đều đồng thuận rằng chúng ta cần một không gian vật lý bên ngoài để có thể tư duy hiệu quả.
Nói cách khác, chúng ta phân chia thư mục rõ ràng trong phần mềm ghi chép và viết các ghi chú liên quan vào đó. Mỗi thư mục là một chiếc hộp của bạn. Bạn chỉ có thể bắt đầu suy nghĩ thực sự khi bạn thu thập các ý tưởng nhỏ xíu qua dạng ghi chép và bỏ vào hộp. Mỗi ghi chép có thể là một tấm hình, một screenshot, một câu trích dẫn, một mẩu hội thoại, một công thức nấu ăn, một checklist,... Điều này đặc biệt có ích khi bạn có nhiều dự án cùng song song thực hiện. Bởi vì bạn sẽ không thể làm tuần tự và cố gắng nhớ mọi thứ cho đến khi làm xong một dự án và chuyển sang cái tiếp theo, nên bạn phải có một cái hộp để lưu giữ các phần việc và các suy nghĩ dang dở để khi bạn quay lại với dự án dù là một ngày hay một tuần sau thì bạn vẫn có thể bắt đầu kể từ đó thay vì bắt đầu từ một tờ giấy trắng.
Tuy nhiên, để điều này thành hiện thực, bạn phải có các thói quen ghi chép tốt. Chẳng hạn, mỗi ghi chép nên được viết một cách có ý nghĩa với bạn và với dự án mà bạn đang làm. Ví dụ, hãy trả lời 3 câu hỏi sau cho mỗi ghi chép:
Tại sao bạn viết ghi chép này vào lúc nào?
Ghi chép này sẽ cần thiết cho dự án (project) nào hoặc lĩnh vực trách nhiệm (area) nào của tôi hiện giờ?
Ghi chép này có liên quan tới ít nhất là một ghi chép nào khác mà tôi đã viết?
Phương pháp Zettelkasten
Ngoài phương pháp PARA thì tôi còn sử dụng một phương pháp khác có tên gọi là Zettelkasten (tiếng Đức, có nghĩa là The Slip Box). Cách này có ích khi làm việc với một số ghi chép có tính học thuật.
Zettelkasten còn gọi là phương pháp Slip Box có nguồn gốc từ nhà xã hội học Niklas Luhman. Nó là cách ghi chép kiến thức theo dạng từ dưới lên hoàn toàn. Nó có thể giúp cho bạn có hiệu suất sáng tạo cao, theo nghĩa là bạn sẽ không lo lắng rằng mình phải đọc và nghiên cứu theo kế hoạch cứng nhắc đã định sẵn. Mỗi ngày, việc của bạn là đọc và ghi chép và liên kết các ghi chép này lại với nhau. Dĩ nhiên, bạn sẽ cần tìm ra sợi chỉ đỏ để liên kết chúng theo cách có ý nghĩa với những ý tưởng sẵn có của bạn. Phương pháp Zettelkasten được mô tả chi tiết trong cuốn sách How to Take Smart Notes của Sonke Ahren xuất bản lần đầu năm 2017.
Với một phương pháp ghi chép hoàn toàn tự do từ dưới lên kiểu Slip Box, bạn phải có cái mà Twyla Tharp gọi là xương sống của tác phẩm. Cần phải tìm ra cái xương sống đó nếu không bạn sẽ bị tắc đường giữa chừng.
Làm sao kết hợp PARA và Slip Box?
Sử dụng PARA như các chiếc hộp để làm dấu cho dự án của bạn, nhắc bạn lùi lại và tập trung. Có ích khi bạn cảm thấy mình đang bắt đầu trì hoãn hoặc rơi vào phân tích quá đà đến mức tê liệt và không thể hành động.
Sử dụng Slip Box như chiếc hộp cảm hứng của bạn, cho phép bạn tự do nghiên cứu khi bạn muốn được đắm mình trong tư duy rộng mở và hiểu thấu đáo các vấn đề. Có ích khi bạn tạm thời muốn quên đi các deadline.
Phương pháp viết nhật ký
Cuối cùng, tôi cũng dùng các phương pháp ghi nhật ký (journalling). Viết nhật ký có tác dụng tự quản trị bản thân, chăm sóc sức khoẻ tinh thần và luyện tập óc tỉnh thức. Tôi thường viết nhật ký xen kẽ. Tuy nhiên cũng có một số dạng journalling cụ thể khác tuỳ mục đích của bạn. Ví dụ:
Learning journal - Nhật ký học tập
Gratitude journal - Nhật ký biết ơn
Good time journal - Nhật ký hạnh phúc
Decision journal - Nhật ký ra quyết định
Goal-setting journal - Nhật ký lập mục tiêu
Nói tóm lại, tôi phải công nhận rằng càng tìm hiểu về PKM, tôi càng hào hứng. Nó là một công cụ tuyệt vời giúp tôi quản lý sức khoẻ tinh thần của mình và làm việc hiệu quả, sáng tạo, kỷ luật hơn. Mỗi khi tôi muốn nghỉ ngơi, tôi nhìn vào PKM của mình và nghĩ “Mình luôn có thể quay trở lại với bạn vào ngày hôm sau!”, và tôi đóng máy lại rồi đi ra ngoài. Cuộc sống có trải qua bao nhiêu luân lạc, thì tôi vẫn luôn có thể quay về với suối nguồn sáng tạo và sàn luyện tập của mình. Nó truyền cảm hứng cho tôi, vỗ về tôi, thúc đẩy tôi tiến về phía trước.
Trong bài tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ kỹ hơn về Zettelkasten và các kỹ thuật viết nhật ký. Mời bạn đón đọc.