100 Tuần Quản Trị Danh Mục Việc Cần Làm Và Những Bài Học Về Thiết Kế Cuộc Sống
Tổng Kết Năm 2023 (Phần Cuối)
Một học viên hỏi tôi: “Đầu của em trống rỗng khi nghĩ về tương lai 5 năm, 10 năm bởi vì em luôn nghĩ đến những việc còn dang dở trong todo list (danh mục việc cần làm) mỗi ngày?”
Ngay lúc đó, tôi chợt nhận ra rằng chính tôi cũng có một mối quan hệ yêu ghét mập mờ với todo list của mình. Trong nhiều năm, todo list là tiêu chí để tôi đánh giá một ngày. Tôi tự cho mình là kẻ thành công hay kẻ thất bại là phụ thuộc vào việc tôi có thể hoàn thành todo list của ngày hôm đó đến mức nào.
Chắc bạn cũng phần nào đoán được, sức khoẻ tinh thần tính theo ngày của tôi mong manh như cành khô trước gió. Bởi vì bản chất của todo list không khác gì với niêu cơm Thạch Sanh. Nó luôn phình ra chứ không bao giờ xẹp đi.
Ba giả định sai lầm phổ biến khiến bạn sử dụng todo list không đúng cách
Việc cần làm (task/ todo item) luôn có thể được định nghĩa , có tiêu chí và kết quả kỳ vọng rõ ràng.
Hiệu suất đồng nghĩa với việc làm nhiều việc và hoàn thành công việc đúng hạn.
Một người chỉ có các công việc được định nghĩa rõ ràng và không có các công việc không định nghĩa rõ ràng và phức tạp.
Trên thực tế:
Có nhiều việc bạn cần làm nhưng lại chưa có định nghĩa và tiêu chí rõ ràng về kết quả kỳ vọng.
Hiệu suất là làm đúng các công việc giúp bạn đạt được mục tiêu quan trọng đối với bạn tại mỗi thời điểm.
Tại mỗi thời điểm, một người có một tổ hợp các công việc có kết quả kỳ vọng rõ ràng và các công việc không có kết quả kỳ vọng rõ ràng.
Hệ quả của việc phụ thuộc vào todo list
Hãy hình dung cảm giác của bạn khi nhìn vào một cái todo list không bao giờ xong.
Luôn có những công việc cần nhiều thời gian hơn dự kiến. Hoặc có những việc phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài mà bạn không thể kiểm soát.
Cảm giác không hoàn thành khiến bạn cảm thấy nghi ngờ, lo lắng, tội lỗi, và xấu hổ với bản thân. Những cảm giác này ăn mòn tinh thần bạn, khiến bạn tiếp tục bám vào những gì chắc chắn, những nhiệm vụ quen thuộc và trốn tránh những thứ nằm ngoài vùng an toàn của bạn. Todo list thay vì là một công cụ giúp bạn làm đúng việc bạn cần làm để sống cuộc đời mà bạn mơ ước, thì nay đã trở thành ông chủ của bạn.
Đôi khi, bạn liên tục hoàn thành các việc trong todo list nhưng vẫn cảm tưởng như mình không làm đủ. Có điều gì đó còn thiếu, nhưng bạn không chắc nó là gì.
Paul Graham gọi những nhân viên văn phòng bận rộn là Type-B Procrastinator. Đó là những người luôn hoàn thành mọi việc đúng hạn nhưng không nhận ra rằng họ đang trì hoãn những việc quan trọng.
Ví dụ: Viết một ghi chép trả lời câu “Tôi muốn mình ở đâu trong 5 năm nữa?”. Đây là một việc quan trọng nhưng không nhất thiết nằm trong todo list của bạn. Bạn có thể trì hoãn nó vô thời hạn vì công việc đó không có kết quả kỳ vọng, không có thời hạn hoàn thành rõ ràng, cũng không có áp lực bên ngoài nào thúc giục bạn (v.d. một ông sếp đang quát tháo ầm ĩ). Người duy nhất phải chịu trách nhiệm cho việc “không tên” này là chính bạn.
Bảy nguyên tắc sử dụng todo list
Dưới đây là bảy nguyên tắc mà tôi mà tôi đúc kết được sau hai năm thiết kế hệ thống quản trị công việc cá nhân để phục vụ cho công việc của tôi ở Đông Labs. Bảy nguyên tắc này sẽ giúp bạn tối ưu hoá lợi ích của todo list, biến nó thành công cụ đắc lực giúp bạn thiết kế cuộc sống và công việc mà bạn mơ ước.
#1. Bắt đầu với tầm nhìn, mục đích và ước mơ của bạn.
Bạn muốn sống một cuộc đời như thế nào?
Bởi vì những điều bạn muốn làm thì vô hạn, trong khi thời gian của bạn chỉ có hạn. Tầm nhìn rộng về mục đích và quan điểm cuộc sống và công việc sẽ cho bạn cơ sở để đưa ra các chọn lựa và ưu tiên một cách chủ động và tự tin.
Mỗi mục việc cần làm nên được gắn với những mục tiêu, những dự án hoặc lĩnh vực mà bạn quan tâm. Dự án hay lĩnh vực này sẽ phụ thuộc vào những câu hỏi của bạn về bản thân và thế giới, những vai trò mà bạn phụ trách (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em, sếp, giáo viên,…). Bạn có thể xem video ngắn về mẫu ghi chép dự án cá nhân đơn giản ở đây.
“Tôi nghĩ rằng cách giải quyết vấn đề trì hoãn là hãy để cho niềm vui kéo bạn đi tới thay vì để cho cái sớ dài những công việc cần làm dồn đẩy bạn. Hãy xắn tay vào dự án tham vọng nhất mà bạn thực sự hứng thú, và giong buồm đi càng gần với gió càng tốt, và bạn sẽ để lại sau lưng những thứ bạn không cần làm.” (Paul Graham)
#2. Không phải việc nào cũng cần nằm trong todo list.
Những việc chưa được định nghĩa rõ ràng, phạm vi quá lớn, hoặc quá nhỏ thì không nên đưa vào todo list.
Việc có phạm vi nhỏ: Đó là những việc bạn có thể làm ngay trong 2-5 phút. Ví dụ: Trả lời một email đơn giản, lưu trữ một bài viết hữu ích cho một dự án bạn sắp mở trong tháng sau.
Việc chưa được định nghĩa rõ ràng (hoặc phạm vi lớn): Đó là những việc mới lạ đối với bạn, bạn không ước tính được bạn cần bao nhiêu thời gian để làm xong. Bạn không chắc mình sẽ cần một tiếng, một buổi, một ngày, hay một tuần,… Ví dụ: Viết một bài luận, hoặc hoàn thành bài báo cáo hàng năm cho công ty. Những công việc liên quan tới học tập hay nghiên cứu cũng thường nằm trong nhóm này, ví dụ: học một ngôn ngữ lập trình, học một kỹ năng phức tạp như chơi piano, đọc một bài nghiên cứu,…
Tất nhiên, nếu bạn có thể định nghĩa các công việc cụ thể cần để viết một bài blog hoặc đọc một nghiên cứu thành từng bước nhỏ, có thời hạn, có kết quả kỳ vọng cụ thể, thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng todo list.
Nếu không, hãy thay todo list bằng cách lên lịch cho việc bạn cần làm.
Ví dụ, bạn ước tính bạn có thể dành 60 phút mỗi ngày để học tiếng Anh. Học tiếng Anh quan trọng với bạn, nó thuộc nhóm việc ở Q2 trong ma trận Eisenhower. Hãy tạo một sự kiện lặp lại hằng ngày trên lịch của bạn và bật chế độ nhắc nhở. Mỗi ngày, bạn hãy ngồi vào bàn và học đúng 60 phút vào thời gian đã ấn định. Vào cuối buổi, hãy ghi chép lại những gì bạn vừa hoàn thành và ghi 1-2 hành động cần làm trong buổi kế tiếp. Dần dần bạn sẽ có khả năng viết kế hoạch (next action) chính xác, từ đó bạn hành động nhanh và chính xác hơn, và giảm nguy cơ trì hoãn vào lần tiếp theo bạn ngồi vào bàn học tiếng Anh.
#3. Mỗi todo nên được viết dưới dạng động từ cụ thể
Tránh viết các mục việc cần làm mơ hồ; pseudo-task (công việc giả mạo). Công việc giả mạo là những việc mà bạn khó mà đánh giá là mình đã làm xong hay chưa.
Ví dụ:
❌ Thay vì viết: “Nghiên cứu tài liệu cho bài viết mới.”
✅ Hãy viết: “Đọc khảo sát 5 bài nghiên cứu đã lưu trong Zotero về chủ đề X và Y liên quan đến bài blog mà tôi đang viết.”
Trong ví dụ ở trên, bạn khó mà biết được là mình đã hoàn thành công việc này chưa vì nhiệm vụ quá chung chung. Bạn không biết là đọc 1 bài hay đọc 10 bài thì mới gọi là hoàn thành? Trong khi đó, ở ví dụ bên dưới, bạn hoàn toàn có thể đánh giá được mình đã làm xong chưa hoặc làm xong bao nhiêu phần trăm. Nếu chưa xong, bạn vẫn có thể ghi chú lại những phần mình đã làm xong và những phần nào chưa xong, và vì sao như thế.
Một số ví dụ khác:
Viết email gửi khách hàng D
Viết phần mở đầu dài 200 chữ cho bài blog tuần tới
Review 10 ghi chép của 10 phiên coaching của khách hàng C
Đọc khảo sát bài nghiên cứu A của tác giả B xuất bản năm 2022
#4. Quy tắc 168 giờ
168 giờ chính xác là toàn bộ những gì bạn có, trong một tuần.
“Mình luôn có thể làm việc đó vào tháng sau hay năm sau.” Đó là suy nghĩ phổ biến của một người muốn tạo ra thay đổi trong cuộc sống của họ. Ví dụ, tôi sẽ bắt đầu tập thể dục, tôi sẽ thay đổi công việc, sẽ học về lập trình,… trong năm nay. Và năm nay thì còn lâu mới đến…
Trên thực tế, 168 giờ là ngân sách thực tế nhất mà bạn có quyền kiểm soát. Tại sao không phải là 24 giờ hay 336 giờ (2 tuần)?
Con số 168 đủ ngắn giúp bạn công nhận sự thật rằng thời gian bạn có là hữu hạn. Bạn không vay mượn ở tương lai bằng cách lập kế hoạch xa hơn những gì bạn có thể nhìn thấy trong một tuần kế tiếp. Song song đó, 168 giờ đủ dài để bạn có được bức tranh toàn cảnh và phân bổ các công việc một cách hợp lý. Bạn có thể cân đối những những việc cần nhiều nguồn lực tinh thần, việc quan trọng nhưng ít cấp thiết, và những việc quen thuộc hơn, vừa quan trọng vừa cấp thiết nhưng lại tốn ít nguồn lực tinh thần hơn.
Nhưng làm sao để biết rằng 168 giờ đủ để bạn chi tiêu cho món gì? Một cách để biết là nhìn vào những gì bạn vừa chi tiêu trong tuần vừa rồi. Bạn đã làm gì với 168 giờ trong tuần qua?
Bạn có làm được hết những gì bạn muốn làm không? Khả năng cao là bạn sẽ nhận ra rằng có một khoảng trống giữa dự định và thực tế. Chúng ta thường có xu hướng đánh giá thấp thời gian cần bỏ ra để làm việc gì đó. Đây gọi là Thiên Kiến Lên Kế Hoạch - Planning Fallacy. Khi bạn lên kế hoạch và viết công việc cần làm cho tuần tới, bạn không vay mượn tiền của tương lai để chi trả cho hiện tại. Bạn chỉ dùng những gì bạn có thể nhìn thấy được: 168 giờ.
Khi bạn nhìn thẳng vào nguồn lực thời gian hữu hạn mà bạn có, bạn buộc mình phải trả lời câu hỏi về mức độ ưu tiên:
Tôi muốn dùng thời gian của mình để làm gì?
Tôi muốn dùng thời gian của mình để sống một cuộc sống như thế nào?
#5: Hãy cho todo list của bạn chỗ để thở
Sai lầm phổ biến khi sử dụng todo list là bám chấp vào kế hoạch một cách cứng nhắc.
Luôn có những việc xảy ra bất ngờ, khiến bạn không hoàn thành công việc như kế hoạch. Bạn có thể trách móc bản thân vì không kịp tiến độ công việc. Tuy nhiên, thay vì dành năng lượng cho cảm giác tội lỗi hoặc xấu hổ, hãy thả lỏng. Nếu những việc đột xuất này là bất ngờ nhưng không thể tránh khỏi (v.d. thẻ ngân hàng bị lỗi cần giải quyết), hoặc nó phản ánh giá trị của bạn (v.d người bạn thân đến chơi ngủ lại qua đêm), thì bạn không nên tự dằn vặt mình đã không thể hoàn thành todo list hoặc kế hoạch đã dự trù trước đó.
Luôn để khoảng hở cho ngân sách thời gian của bạn.
Ví dụ, trung bình một ngày, chúng ta có thể tập trung cho một vấn đề khó nhất trong khoảng 4 giờ đồng hồ, thời gian còn lại từ 2-4 tiếng nên được phân bổ hợp lý cho các công việc ít tốn nguồn lực nhận thức hoặc ít thách thức hơn với bạn. Ngoài ra, có thể dành khoảng 2 tiếng để làm thời gian co giãn, phòng khi các công việc không dự đoán xảy ra, hoặc khi các công việc kia chiếm nhiều thời gian hơn dự kiến.
Cách tốt nhất là chỉ lên kế hoạch cho 60%-80% thời gian một ngày của bạn, tức 4-6 tiếng, và dành chỗ cho những điều ngoài dự tính. Tỉ lệ % cụ thể của bạn có thể khác với của tôi hay của người khác. Hãy tìm ra con số hợp lý với bạn.
#6: Mỗi tuần một lần, hãy đánh giá lại danh mục việc cần làm của bạn
Khi lên kế hoạch cho một tuần với ngân sách 168 tiếng, bạn sẽ cân bằng giữa góc nhìn tổng quan và góc nhìn cận cảnh về nguồn lực và những khả năng có thể xảy ra.
Khi bạn review việc làm theo tuần, bạn có thể nhận ra rằng vài công việc đã trở nên dư thừa. Việc A mà bạn làm xong đã giải phóng cho bạn khỏi việc B. Hoặc là bạn có thể gộp hai việc B và C lại với nhau sau khi đã làm xong việc A. Có khi, bạn phát hiện ra rằng việc D mà bạn định sẽ làm trong một buổi trên thực tế phải cần đến hai buổi để có thể hoàn tất. Lúc đó, bạn sẽ phân bổ lại thời gian phù hợp khi lên kế hoạch cho tuần sau, trên cơ sở rằng bạn phải bỏ bớt một việc nào đó khác để có thể xếp thêm một buổi cho công việc kia.
#7: Mỗi mục việc cần làm là một lựa chọn, không phải gánh nặng!
Đừng ngại khi bạn bỏ quá nhiều nhiệm vụ vào trong danh mục việc cần làm của bạn. Sự đa dạng này sẽ giúp bạn nhạy bén hơn khi lựa chọn giữa các công việc có tiềm năng đưa bạn tới gần hơn với mục tiêu của bạn.
Khi đổi từ tư duy khan hiếm sang tư duy đủ đầy, bạn bắt đầu nhận ra giá trị của thời gian. Thời gian của bạn mới là thứ khan hiếm chứ không phải là công việc. Sự tương phản này cho phép bạn trả lời câu hỏi về sự ưu tiên, các giá trị, và những gì thực sự quan trọng với bạn. Bạn sẽ tự hỏi:
Công việc A này phản ánh giá trị nào mà tôi theo đuổi?
Tôi có đủ nguồn lực mà tôi cần để hoàn thành công việc B này bây giờ chưa?
Để làm được công việc A này thì tôi phải bỏ bớt công việc C nào trong tuần này?
Công việc D này quan trọng ra sao với tôi? Nó giúp tôi đạt mục tiêu nào ý nghĩa với tôi?
Lời kết
Khi tôi làm hoà với ý tưởng rằng giá trị của tôi không nằm ở việc tôi có thể làm xong bao nhiêu việc trong todo list, thì tôi tự do và sáng tạo hơn trong cách mà tôi làm để đi đến mục tiêu của mình. Khi tôi có tự do và niềm vui, tôi làm ít hơn nhưng đạt được nhiều hơn. Todo list không còn là ông chủ của tôi mà đã trở thành nơi tôi thiết kế một ngày, một tuần, và một cuộc đời mà tôi mơ ước.
Trong truyện Cái Bóng của Andersen, ông chủ vì mải vùi đầu vào công việc đã trở nên suy kiệt đến mức phụ thuộc vào chiếc bóng của mình. Chiếc bóng trở thành ông chủ còn ông chủ trở thành cái bóng. Nếu sử dụng đúng cách, todo list là công cụ đắc lực giúp bạn thiết kế một cuộc sống mà bạn mơ ước. Ngược lại, nó trở thành ông chủ của bạn, còn bạn trở thành cái bóng. Hãy đừng là cái bóng của chính mình!
Cảm ơn bạn đã là một phần của cộng đồng những người học tập suốt đời tại Đông Labs. Nếu bạn thích bài viết này, hãy dành vài phút để:
Giới thiệu cho một người bạn và được tặng một tháng miễn phí tham gia cộng đồng học tập suốt đời tại Đông Labs (trị giá 500.000 VNĐ/tháng).
Đọc các bài viết khác về thiết kế cuộc sống:
