Bốn Điều Có Thể Bạn Chưa Biết Về Quản Trị Kiến Thức Cá Nhân
Quản trị kiến thức cá nhân (personal knowledge management, PKM) là hệ thống giúp việc tận tuỵ cho phép bạn lưu giữ, sắp xếp, suy nghĩ, và tạo ra những sản phẩm sáng tạo và có chất lượng cao một cách bền bỉ.
Nhưng không phải ai cũng hiểu bản chất và sức mạnh thực sự của PKM. Trong bài viết này, mời bạn cùng tôi tìm hiểu về PKM qua bốn câu hỏi dưới đây.
Câu hỏi 1. PKM và tâm lý học có liên quan với nhau như thế nào?
Quản trị kiến thức thức cá nhân là khả năng sử dụng những hiểu biết khoa học về cơ chế hoạt động của cảm xúc, suy nghĩ, và não bộ con người khi làm việc với thông tin để hình thành các sản phẩm tri thức có giá trị. Theo đó, một hệ thống PKM tốt sẽ không chỉ mang lại giá trị gia tăng theo cáp số nhân cho cá nhân người nắm giữ PKM mà còn cho các cá nhân và tổ chức mà họ cộng tác. Bởi vì tri thức được tiếp nhận, lưu trữ và quản lý một cách có phương pháp, việc chia sẻ các tri thức này trở nên nhanh chóng và hiệu quả, từ đó tăng hiệu suất và chất lượng của sản phẩm tri thức.
Để minh hoạ rõ hơn cho ý này, chúng ta hãy xem lại định nghĩa của kiến thức. Một cách đơn giản nhất, kiến thức được cấu thành bởi các chuỗi từ hai điểm dữ liệu trở lên và tạo thành một thông điệp có ý nghĩa ở cấp độ sâu sắc hơn. Ví dụ:
Dãy chữ cái thứ nhất:
A O L I Á H K Ạ I Đ A U Q
Dãy chữ cái thứ hai:
Q U A L O A Đ Ạ I K H Á I
Dãy chữ cái thứ nhất chỉ là một chuỗi 6 chữ cái bất kỳ riêng lẻ và không có ý nghĩa. Dãy chữ cái thứ hai giống y hệt dãy thứ nhất về các chữ cái, nhưng khác ở chỗ là nó tạo thành một từ ghép có nghĩa trong tiếng Việt. Đây chính là ví dụ của một chuỗi (chunk) kiến thức. Bộ nhớ dài hạn của chúng ta được tạo thành từ những chuỗi kiến thức như thế này, liên kết thành một mạng lưới kiến thức chằng chịt. Mạng lưới đó được tạo thành bởi kinh nghiệm sống, các thói quen, kỹ năng, và chuyên môn của chúng ta.
Não bộ của chúng ta có năng khiếu bẩm sinh trong việc nhận diện, ghi nhớ và làm việc các chuỗi kiến thức có liên quan với nhau. Ngược lại, nó dở tệ trong việc nhớ chay các điểm dữ liệu đơn lẻ vô nghĩa. Bạn có để ý thấy rằng bạn đã nhận ra và nhớ ngay cụm từ qua loa đại khái dù mới chỉ nhìn thoáng qua? Trong khi đó, bạn hầu như không thể nhớ dãy chữ cái thứ nhất nếu không chú tâm học thuộc bằng cách lặp lại.
Lưu trữ kiến thức theo theo mạng lưới càng lớn thì bạn càng có năng lực giải quyết các vấn đề phức tạp. Để làm được điều này, bận cần có một hệ thống giúp việc thông minh và thấu cảm với nhu cầu của bạn.
Các lĩnh vực tâm lý học nhận thức, khoa học hành vi, và khoa học thần kinh sẽ cho chúng ta những cơ sở khoa học xác đáng để thiết kế nên hệ thống PKM lý tưởng dựa vào đặc điểm tư duy, cách hoạt động của não bộ, và xu hướng động lực của con người nói chung và của bạn nói riêng.
Tâm lý học nhận thức trả lời những câu hỏi về cách hoạt động của tâm trí: Chúng ta suy nghĩ ra sao? Trí nhớ diễn ra như thế nào? Làm sao để quên khi cần quên và nhớ khi cần nhớ?
Khoa học hành vi trả lời câu hỏi: Làm sao để chúng ta làm điều chúng ta cần làm để đạt được mục tiêu? Và cuối cùng, khoa học thần kinh giải thích về hành vi con người từ góc độ sinh học.
Câu hỏi 2. PKM khác gì với ghi chép thông thường?
PKM là hoạt động ghi chép có nguyên tắc, có hệ thống, và bằng những công cụ phù hợp. PKM là một hệ sinh thái mang đậm dấu ấn cá nhân, phục vụ cho tính cách, nhu cầu và điểm mạnh của cá nhân đó. Nó cho phép người chủ của mình liên tục đóng góp những sản phẩm tri thức sáng tạo và có chất lượng cao cho đội nhóm và cộng đồng xung quanh họ.
Ghi chép thông thường để phục vụ cho một mục tiêu cụ thể nào đó. Ghi chép trở thành một hoạt động PKM khi nó diễn ra một cách có hệ thống và có phương pháp vì mục tiêu tạo ra giá trị gia tăng cho kiến thức trong dài hạn. Người chủ của PKM có thể tái sử dụng và tạo ra thêm nhiều giá trị gia tăng từ một khối kiến thức mà họ dày công tích luỹ qua thời gian.
Nếu như ghi chép thông thường là học để giải quyết một vấn đề được gọi tên rõ ràng (v.d. giải đề toán, lấy bằng cử nhân), thì ghi chép PKM là khả năng chuyển giao kiến thức có sẵn thành công cụ giải quyết các vấn đề mơ hồ và chưa được định nghĩa rõ ràng. Nói cách khác, PKM giúp giải quyết các vấn đề phức tạp.
Câu hỏi 3. PKM khác gì với các hệ thống quản trị thông tin trong một tổ chức?
Mục đích của các tổ chức thường không chỉ đơn thuần học hỏi mà là lợi nhuận hoặc các mục đích xã hội khác. Vì vậy, quản trị thông tin hay quản trị kiến thức ở cấp độ tổ chức thường có tính cấu trúc, diễn ra từ trên xuống và có tính cấp bậc (hierarchical). Ngược lại, PKM là hệ thống của cá nhân và thường được xây từ dưới lên (bottom-up). Điều này có nghĩa là cá nhân sẽ ghi chép theo nhu cầu của họ hơn là theo mục tiêu của dự án hoặc quy trình của tổ chức.
Quản trị kiến thức cá nhân có ý nghĩa rộng hơn quản lý các tài liệu hữu hình và có thể chuyển giao dễ dàng như tài liệu, hướng dẫn sử dụng, quy trình, video,... Khi một nhân viên nghỉ việc, thì họ có thể dễ dàng chuyển giao các tài liệu tri thức hữu hình này cho người ở lại. Tuy nhiên, tri thức ẩn tàng (tacit knowledge) là các dạng kỹ nghệ, kỹ năng, quản trị con người, các kiến thức có tính trừu tượng và chuyên môn thì việc bàn giao là cực kỳ khó và tốn kém, nếu không muốn nói là không thể.
Câu hỏi 4. PKM có liên quan như thế nào với quản trị dự án cá nhân?
Một hệ thống PKM tốt cần được hỗ trợ bởi hệ thống quản trị hiệu suất cá nhân.
Hệ thống này sẽ giúp cá nhân hoàn thành các dự án cá nhân và công việc, hoàn tất những chu kỳ sáng tạo thường xuyên hơn, và quay trở lại tạo ra giá trị gia tăng cho PKM của người đó.
Khái niệm và phương pháp quản trị dự án cá nhân đầu tiên và có tầm ảnh hướng nhất cho đến ngày nay là mô hình Getting Things Done trong cuốn sách cùng tên của David Allen, xuất bản vào năm 2001, cùng năm với sự ra đời của Ipod. Iphone trình làng sau đó đúng sáu năm, vào năm 2007. Sự khai sinh của thế hệ sản phẩm công nghệ lấy cảm xúc và nhu cầu của người dùng cá nhân làm trung tâm đã thật sự tạo ra một cuộc cách mạng bùng nổ vào những năm đầu của thế kỉ 21. Rõ ràng, hiệu suất là quan trọng, nhưng cảm xúc và nhu cầu của cá nhân và cách mà mỗi người đạt được hiệu suất và tiềm năng sáng tạo của họ thậm chí còn quan trọng hơn. Steve Jobs và David Allen đã đi tiên phong trong vấn đề này.
Quản trị kiến thức cá nhân (PKM) và quản trị hiệu suất cá nhân (productivity management) là hai thành phần quan trọng không thể tách rời. Quản trị hiệu suất giúp cá nhân hoàn thành các công việc và dự án theo đúng thời hạn, tạo ra sản phẩm kịp thời, đóng góp cho đội nhóm của mình. Quản trị kiến thức cá nhân giúp một người đóng góp những sản phẩm tri thức có giá trị, sáng tạo và có tính cá nhân. Một bên là lượng, còn một bên là phẩm. Bên này sẽ thúc đẩy động lực cho bên kia và ngược lại. Chu kỳ sáng tạo tiếp diễn không ngừng.
Lời kết
Hãy nhìn hình bên dưới. Đó là các dendrites, nhánh của nơ rôn thần kinh. Bạn có thấy có rất nhiều nhánh chi chít không? Các nhánh này liên tục nhận và truyền tin với nhau qua hàng tỉ các khe synapse siêu nhỏ. Khe synapse nào càng hoạt động nhiều thì nó càng nhạy; ngược lại, nó sẽ tiêu biến đi. Hãy xem PKM như một mạng lưới tri thức hữu hình được tạo thành bởi các ghi chép nhỏ. Mỗi ghi chép giống như một nơ rôn. Bạn càng làm việc nhiều với PKM, tư duy của bạn càng nhạy bén. Đây chính là nền tảng của năng lực chuyên môn và sáng tạo ẩn giấu trong mỗi chúng ta.
(Thumbnail photo by Patrick Tomasso via Unsplash)