Tổng Kết Tuần
thiết kế cuộc đời đáng sống từ những mảnh ghép hằng ngày
Bạn đọc thân mến,
Những ngày cuối năm dương lịch của bạn như thế nào?
Mình vừa tổ chức một workshop ấm cúng cho Đông Labs về mô hình 4 bước ghi chép để đóng lại một năm thực hành chuyên chú. Sau đó, mình hoàn thành đợt chấm bài đầu tiên của học kỳ và viết đề cương chi tiết cho một lớp mình được mời giảng vào đầu tháng 1 năm sau. Chưa kịp hồi phục, một đợt bài khác đã nằm chờ sẵn để chấm tiếp. Giống như một nhà văn người Nhật từng ví von, công việc của nhà giáo luôn dài ra như chiếc áo nàng Penelope may cho chồng, cứ đan mãi, đan mãi, mà mười năm chưa xong áo.
Trong tháng này, mình cũng khởi động vài nghiên cứu cùng các đồng nghiệp, viết chương trình năm 2025 cho Đông Labs, chuẩn bị cho một workshop chia sẻ với các bạn sinh viên HUTECH về ghi chép trong học thuật và một workshop về Tổng Kết Năm vào trước tết Âm Lịch, mua sắm cho năm mới và những việc định kỳ hàng năm như làm tóc, khám răng,…
Nếu như là cách đây ba năm, thì mình sẽ không tin là mình có thể làm nhiều thứ như vậy mà không cảm thấy căng thẳng hay kiệt sức. Bí mật của điều này nằm ở một phương pháp rất đơn giản nhưng hiệu nghiệm, có tên gọi là: Tổng kết tuần. Trong bài này, mình sẽ chia sẻ với bạn tổng kết tuần là gì, sức mạnh của tổng kết tuần và một số sai lầm thường gặp khi mới bắt đầu.
Chúc bạn đọc vui,
Tiên
Nếu bạn giống tôi, bạn là người làm việc với tri thức.
Mỗi ngày, giống tôi, bạn phải xoay sở để không bị nhấn chìm bởi biển thông tin dường như lúc nào cũng mấp mé trước thềm nhà.
Đôi khi, bạn cố nhét chúng vào kho, chỉ để phòng hờ có khi cần đến.
Đôi khi, bạn nói “Yes” với người khác, chỉ vì bạn không còn tâm trí để nghĩ xem mình có thật sự muốn làm điều đó hay không chứ không phải vì bạn thực sự muốn nói “Yes”.
Đôi khi, bạn thà đi hỏi chị Google, thím Chat GPT, hoặc anh hàng xóm, còn hơn là đi tìm trong nhà kho chật ních, chỉ chực đổ ập xuống khi bạn vừa vặn khoá cửa, vì bạn biết rằng tìm bên trong còn lâu hơn là tìm bên ngoài, vì bạn không còn nhớ là đã cất chúng ở đâu, hay vì bạn không nghĩ mình có thứ gì giá trị ở trong kho.
Đôi khi, bạn dừng thu thập những điều chạm đến trái tim hay khối óc của bạn hằng ngày, qua những dòng nhật ký, những ghi chép sau khi đọc một cuốn sách hay, những tấm ảnh lưu một khoảnh khắc đẹp của người thân, một cuộc họp dự án với những cảm xúc đan xen và những đầu việc cần làm,… chỉ bởi vì chúng dường như chỉ khiến bạn quá tải thay vì giúp bạn hoàn thành công việc.
Dường như, điều cuối cùng mà những người làm việc với tri thức như chúng ta cần là tích trữ thêm thông tin và ghi chép nhiều hơn. Tuy nhiên, có một sự khác biệt lớn giữa đầu cơ và quản trị thông tin, giữa làm việc quá sức và làm việc hiệu suất.
Tổng kết tuần là gì?
Trong cuốn Getting Things Done (GTD) xuất bản lần đầu vào năm 2001, chuyên gia về hiệu suất cá nhân David Allen lần đầu đưa ra khái niệm tổng kết tuần theo trường phái GTD.
Tổng kết tuần là bất cứ điều gì bạn làm để tự làm trống đầu óc của mình. Nó bao gồm thu thập, xử lý, sắp xếp, và hành động dựa trên bức tranh tổng quan về toàn bộ những gì bạn tiếp nhận từ thế giới bên ngoài và bên trong bạn trong một tuần vừa qua.
Khác với một số tiếp cận khác về phát triển bản thân, GTD tập trung vào hai cấp độ cuối cùng của tháp thiết kế cuộc sống - hành động và dự án, với giả định nền tảng rằng khi chúng ta còn đang “chết ngộp” với hàng tá email, deadlines, sự kiện, họp hành, và dự án sếp giao, thì thật khó mà có thể ngồi lại ăn miếng bánh, uống ngụm trà, và nghĩ về những câu hỏi cao xa kiểu như:
“Mục đích sống của tôi là gì?”
Dĩ nhiên, mục đích cuối cùng của tổng kết tuần hay GTD nói chung là từ điểm nhìn của tuần, chúng ta mới bắt đầu kết nối những gì đang thực sự diễn ra trong cuộc sống của mình với những cấp độ cao hơn của tháp thiết kế cuộc sống như mục tiêu, tầm nhìn, và sứ mạng, từ đó kiến tạo nên cuộc đời mà mình cảm thấy phù hợp nhất với mình - có thể gọi là một cuộc đời đáng sống.
Tổng kết cái gì? và khi nào?
Tổng kết tuần là một hoạt động dựa vào dữ liệu thực tế, vì vậy nó cũng đòi hỏi các dạng data khác nhau. Mỗi dạng dữ liệu sẽ được thu thập qua các công cụ chuyên dụng đa dạng, tuỳ theo nhu cầu và tính cách của người dùng. Mỗi người dùng thường sẽ có ít nhất 2-3 công cụ để lưu giữ lại những thông tin đầu vào quan trọng đối với họ. Một số công cụ thu thập dữ liệu phổ biến gồm: Gmail, Zalo, Apple Notes, Lịch Google, sổ tay, ứng dụng nhắc việc (reminder), ứng dụng quản trị công việc (task manager) như Todoist, thư mục Download trên máy tính, thư viện hình ảnh trong điện thoại,…
Mỗi tuần ít nhất một lần, thường vào sáng thứ sáu hoặc thứ bảy, tôi sẽ ngồi xuống rà soát lại tất cả các ứng dụng này và ghi chú lại những đầu việc cần làm hoặc tài liệu cần lưu trữ. Từ những data này, tôi viết một danh sách tất cả những việc mà tôi cần hoặc muốn làm trong tương lai dưới dạng gạch đầu dòng trong Obsidian.
Trong phạm vi của bài này, tôi sẽ không mô tả chi tiết từng bước mà tôi làm, nhưng bạn có thể hình dung sơ về quy trình tổng kết tuần đầy đủ của tôi trong hình bên dưới. Một phần lớn trong quy trình này được tham khảo từ Tiago Forte, người chịu ảnh hưởng lớn từ GTD của David Allen và là tác giả của Building A Second Brain, một hệ sinh thái về quản trị kiến thức cá nhân.
“What’s next?”
Tôi xem danh sách “What’s next?” này như một đường lẩu băng chuyền và người lập danh sách là bếp trưởng và cũng là thực khách duy nhất của cửa hàng đó. Viết xuống không có nghĩa với việc bạn phải ăn tất cả các món lướt đến bàn của bạn, cũng không có nghĩa là bạn phải cố sức ăn từng món theo tuần tự mà nó được bày ra. Mục đích của việc này là cho bạn biết: “Có nhiều món ngon đang chờ, ai cũng có phần, tha hồ mà chọn. Nhưng coi chừng bị đầy bụng!”
Đường lẩu băng chuyền giúp tôi trả lời được câu hỏi “Trong tất cả mọi thứ tôi có thể làm, thì tôi chọn làm gì? Tôi chọn không làm gì? Và tại sao như vậy?”. Với sự luyện tập, bạn có thể trả lời câu hỏi “Bây giờ làm gì?” vào bất kỳ thời điểm nào với tốc độ và độ chính xác ngày càng cao, đến mức có thể trở thành một loại cảm tính - informed intuition. Khác với cảm tính thông thường, informed intuition là cảm tính mà bạn có thể kiểm chứng bằng những tư liệu do chính bạn thu thập lại qua ghi chép hằng ngày. Do đó, bạn bớt mơ hồ và tự tin với lựa chọn của mình hơn.
Hai sai lầm thường gặp
Trong quá trình thực hành cùng với các thành viên khác tại Đông Labs, tôi phát hiện ra một số sai lầm phổ biến mà những người mới bắt đầu có thể gặp khi làm tổng kết tuần khiến cho việc làm tổng kết tuần không đạt được hiệu quả mong đợi. Dưới đây là hai sai lầm dễ gặp nhất.
Sai lầm #1: Tập trung vào các mục tiêu và tầm nhìn dài hạn khi làm tổng kết tuần.
Một cái bẫy mà nhiều người dễ mắc phải khi làm tổng kết tuần là họ cố gắng trả lời các câu hỏi quá lớn so với ngân sách 186 giờ mà mỗi chúng ta đều có trong một tuần tiếp theo.
Ví dụ: Tôi muốn mình ở đâu trong 5 năm nữa? hay Trong năm nay, tôi cần học thêm kỹ năng gì để phát triển sự nghiệp? Khi nào là thời điểm hợp lý để nghỉ việc và bắt đầu thực hiện giấc mơ? Mình đã có tự do tài chính chưa? Bao giờ thì đủ để khởi nghiệp? Những câu hỏi kiểu này rất khó trả lời thoả đáng, khi mà trên đĩa của bạn còn rất nhiều “món” còn tồn đọng cần xử lý: Một báo cáo cần nộp sếp vào chiều mai, 50 bài luận cần chấm và trả điểm vào cuối tuần, một sự kiện phải chạy trong hai tuần tới.
Ngoài ra, việc thường xuyên đặt bản thân vào một tầm nhìn quá xa so với khả năng tưởng tượng của tâm trí và năng lực hành động của bản thân, chúng ta sẽ rơi vào kiệt sức bởi chính những gì chúng ta hình dung. Các nghiên cứu về sức mạnh của giấc mơ (fantasy) cho thấy rằng mơ ước có sức mạnh lớn, nhưng cũng dễ làm bạn kiệt quệ. Vì vậy, chúng ta cần học cách kết hợp tầm nhìn lý tưởng với thực tại không hoàn hảo để kịp thời kéo bạn ra khỏi cơn mơ và sẵn sàng hành động.
Hãy xem ví dụ một cách thiết kế cuộc đời từ dưới lên trên.
Cuộc họp mà bạn cần tham gia (hành động) vào chiều nay sẽ giúp bạn thu thập thêm thông tin cho bản kế hoạch kinh doanh quý 1 năm sau mà bạn cần gửi sếp vào cuối tuần (dự án), và điều này giúp giữ vững doanh số bán hàng cho công ty bạn (lĩnh vực cam kết). Kế hoạch này sẽ mang đến cho bạn cơ hội thăng tiến trong lực lượng bán hàng của công ty (mục tiêu nghề nghiệp) nhờ vào kiến thức về thị trường mới mà công ty bạn muốn xâm nhập (tầm nhìn của tổ chức). Và điều đó sẽ đưa bạn đến gần hơn với lối sống mà bạn mong muốn, cả về mặt tài chính và sự nghiệp (tầm nhìn và mục đích sống cá nhân).
Như vậy, khi tổng kết tuần, thay vì tập trung vào tầm nhìn hay mục đích sống, bạn đặt câu hỏi về những việc bạn đang làm hằng ngày. Liệu hành động bạn đang làm hôm nay có phản ánh tầm nhìn về cuộc đời mà bạn muốn sống hay không? Liệu dự án mà bạn triển khai trong quý tới có giúp bạn đi gần đến mục tiêu trong vòng 1 năm tới của bạn không?
Sai lầm #2: Tôi không làm tổng kết tuần, vì tôi không cần thêm một cái list nào để nhắc tôi làm việc nữa.
Những người mắc sai lầm thứ hai này thường là người nghĩ là mình không cần thiết phải học một phương pháp hiệu suất cá nhân. Bởi vì họ là những người chăm chỉ và tháo vát nhất; họ luôn hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Tuy nhiên, khả năng cao là họ rơi vào nhóm thứ tư trong số hơn 100 người đăng ký tham gia workshop thiết kế cuộc sống hồi tháng 5. Đây là nhóm những người mà, một ngày đẹp trời, ngẩn người, tự hỏi chính mình: “Rồi tất cả những điều này có ý nghĩa gì? Nếu không còn công việc này nữa, thì tôi là ai?”
Giống như với ghi chép hằng ngày, khi bắt đầu làm tổng kết tuần, những người này dễ chú trọng vào các thông tin hoặc công việc liên hệ trực tiếp tới công tác vận hành, cố gắng duy trì năng suất đầu ra. Họ sẽ để ý đến các thông tin đầu vào phục vụ cho nhiệm vụ thực tế nhất mà họ đang đảm trách. Họ xem tổng kết tuần là chiếc kính lúp để soi vào chi tiết, nhưng họ lại quên mất là tổng kết tuần cũng là chiếc kính viễn vọng giúp họ liên hệ những gì xảy ra ở cấp độ hằng ngày với những mục tiêu và tầm nhìn rộng hơn.
Nói tóm lại, tổng kết tuần là chiếc cầu giúp tôi kết nối những công việc hằng ngày với những ưu tiên lớn hơn trong cuộc sống. Nó giúp tôi lấy lại động lực những khi tôi dao động, chán nản, hoặc thất vọng vì công việc không như ý. Nó giúp tôi nhận ra nhanh hơn, sớm hơn những việc tôi cần làm, nhưng đã trì hoãn quá lâu vì thiếu can đảm hoặc quyết tâm. Nó giúp tôi tự tin hơn với những việc tôi quyết định sẽ làm, không làm, hoặc có thể sẽ làm. Và quan trọng hơn hết là, tôi hài lòng và hạnh phúc hơn với bất kỳ điều gì tôi đạt được trong một tuần.
Còn bạn, bạn có bí quyết gì giúp bạn làm được nhiều hơn một cách vui vẻ, không quạu?
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích cho ai đó, đừng ngại chia sẻ nha!
Hẹn bạn trong bài viết tiếp theo.