Quản Lý Ổ Đĩa Máy Tính Với Phương Pháp PARA
Tổng Kết Năm 2023 Của Tiên - Phần 2
Khi mới bắt đầu thiết lập hệ thống ghi chép trên Obsidian lần đầu tiên vào năm 2021, chính phương pháp PARA của Tiago Forte đã giúp tôi tạo những viên gạch đầu tiên cho ngôi nhà kiến thức của mình. Nó là một điểm khởi đầu hữu ích giúp tôi tuỳ biến theo nhu cầu, xu hướng suy nghĩ và làm việc của cá nhân tôi.
Phương pháp PARA không chỉ áp dụng trong cách tôi sắp xếp các ghi chép mà còn ứng dụng trong cách sắp xếp ổ đĩa máy tính và các thư mục lưu trữ file khác như Google Drive.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu phương pháp PARA là gì, lợi ích của nó, và các bước để bắt đầu sắp xếp các thư mục trên máy tính theo phương pháp PARA. Cuối cùng, tôi đúc kết bốn bài học về quản trị kiến thức cá nhân và sức khoẻ tinh thần trong quá trình dọn dẹp ổ đĩa máy tính.
PARA là gì?
PARA là một hệ thống sắp xếp thông tin cho mọi khía cạnh trong cuộc sống của bạn. PARA là chữ viết tắt của Project (Dự án), Areas (Lĩnh vực), Resources (Tài nguyên), và Archives (Lưu trữ).
Tiago định nghĩa PARA như sau (trích và dịch nguyên văn từ bản gốc tiếng Anh):
Project: Những nỗ lực ngắn hạn trong công việc và cuộc sống mà bạn đang thực hiện ngay lúc này.
Area: Những trách nhiệm hoặc mối quan tâm mà bạn muốn quản lý và chăm sóc trong một thời gian dài.
Resource: Tài nguyên về những chủ đề mà bạn tò mò, hứng thú, hoặc các mối quan tâm có thể hữu ích trong tương lai.
Archive: Các tài liệu hoặc ghi chép thuộc ba nhóm trên nhưng không còn tích cực sử dụng hoặc tra cứu trong hiện tại.
Lợi ích của việc sắp xếp theo phương pháp PARA
Thứ nhất, tính linh hoạt của PARA phản ánh mức độ cam kết và ưu tiên của bạn với mỗi ước muốn, mục tiêu, và dự án trong mỗi thời điểm.
Hãy cùng xem ví dụ bên dưới.
Bạn muốn học một phương pháp thiền có nguồn gốc từ Phật Giáo Nguyên Thuỷ.
Bạn đăng ký một khoá học dài ngày và có cường độ học tập cao (hơn 90 giờ thiền liên tục). Vậy là bạn mở một thư mục trong máy tính cho dụ án Hoàn thành khoá thiền Vipassana 10 ngày.
Khi bạn đi học về, bạn rất thích và muốn tiếp tục rèn luyện phương pháp thiền này tại nhà. Bạn lập một dự án mới có tên là 30 ngày Vipassana tại nhà. Bạn tham gia nhóm tạo thói quen để duy trì thói quen thiền mỗi ngày 2 giờ theo hướng dẫn của thiền sư,… Bạn theo dõi sự tiến bộ của mình bằng cách viết nhật ký sau các giờ thiền hằng ngày. Bạn viết tiểu luận về ý nghĩa của thiền và đọc sách để học hỏi kinh nghiệm của các thiền sinh khác và cách họ duy trì thói quen thiền tại nhà.
Dự án 30 ngày kết thúc, bạn quyết định sẽ biến thiền Vipassana thành một phần trong đời sống hằng ngày của bạn. Vì vậy, bạn di chuyển các tài liệu và ghi chép hữu ích từ hai dự án trên vào thư mục được đặt tên là Thiền Vipassana trong thư mục Areas. Bạn tiếp tục theo dõi thói quen này trong các buổi review định kỳ hàng tháng.
Thứ hai, sắp xếp theo PARA giúp bạn mau chóng biết mình cần tìm một tài liệu ở đâu để giúp ích cho dự án hiện tại.
Bạn có bao giờ phải dừng công việc đang làm để đi tìm một tài liệu hữu ích cho việc làm hiện tại của bạn? Thường thì bạn sẽ trải qua hai lần xao nhãng khỏi công việc để lục tìm trí nhớ.
Trước hết, bạn phải lục trong trí nhớ rằng mình đã có tài liệu hoặc thông tin này ở đâu đó rồi. Sau khi bạn xác định là bạn có sở hữu thứ mình cần, bạn tin chắc là tài liệu đó nằm ở đâu trong một thư mục trên máy tính của bạn. Và bạn tiến hành công việc tìm kiếm thứ hai: tìm kiếm cái thứ bạn đã tìm thấy trong đầu trên máy tính - tức bộ nhớ bên ngoài đầu bạn.
Bộ nhớ làm việc của bạn cần trống để làm việc với các thông tin và xử lý vấn đề trước mắt bạn. Nhưng rồi nó bận bịu đi lục tìm bộ nhớ dài hạn về thứ nó cần. Việc này gọi là memory recall. Nó mất năng lượng, nhưng cần thiết, tốt cho trí nhớ dài hạn, và không thể bỏ qua.
Tuy nhiên, việc tìm kiếm thứ hai (tìm trên máy tính) không mang lại giá trị nhiều cho công việc bạn đang làm. Nó có thể gây những xao nhãng không đáng có khỏi công việc bạn đang làm. Quản lý theo PARA đòi hỏi bạn phải luôn sắp xếp và phân biệt rạch ròi giữa các mối quan tâm hiện hại (project), lĩnh vực quan tâm dài hạn (area), và tài nguyên chưa dùng (resources). Vì sự thường xuyên sắp xếp và tái đánh giá mức độ cam kết của bạn thông qua PARA, bạn sẽ đạt được cái gọi là hiệu ứng quen thuộc - familiarity effect. Não bộ của bạn không giỏi nhớ vẹt những kiến thức khô cứng, nhưng nó rất giỏi nhận ra các mô típ (pattern recognition). Một mô típ quan trọng với não bộ là sự quen thuộc: Cái gì càng quen thuộc thì càng quan trọng.
Như vậy, bạn càng làm việc nhiều với hệ thống PARA của bạn, não bộ càng học được rằng những gì trong PARA là quan trọng. Nó cũng học được rằng vị trí của một thông tin trong PARA sẽ quyết định mức độ quan trọng của thông tin đó trong hiện tại và trong dài hạn.
Các bước sắp xếp thư mục máy tính theo PARA
Bước #1. Lưu trữ những gì thuộc về quá khứ.
Tạo một thư mục trong ổ đĩa chính của bạn trên máy tính và đặt tên là: "Archive (Lưu trữ)".
Sau đó, bạn hãy rà soát lại các folder trên máy tính của bạn và chọn ra các folder mà bạn đã không còn mở ra hoặc làm việc với nó trong suốt một năm qua.
Bạn hãy di chuyển tất cả các folder này vào thư mục Archives.
Tài liệu trong mục lưu trữ là những thứ mà bạn không hiện dùng đến nhưng có thể sẽ cần lưu lại phòng khi cần dùng trong tương lai. Ví dụ:
Dự án bạn đã hoàn thành hoặc đang tạm dừng
Lĩnh vực bạn không còn chịu trách nhiệm hoặc quan tâm
Tài nguyên bạn không còn hứng thú, quan tâm, hoặc cần đến trong hiện tại
Bước #2. Với những gì bạn đã học và nghiên cứu tìm hiểu trong năm qua, hãy lưu chúng vào thư mục đặt tên là "Resources"
Đây là những tài liệu từ các khoá học, những cuốn sách bạn đọc, những podcast bạn nghe, video bạn xem, cuộc nói chuyện,... Những tài nguyên này là của người khác và bạn tiêu thụ chúng một cách thụ động mà chưa chuyển hoá thành kiến thức của bạn. Nhưng chúng có giá trị tham khảo và học tập lớn, có tiềm năng sẽ phục vụ cho các dự án và mối quan tâm nghiêm túc hơn trong tương lai của bạn.
Tài nguyên là những thông tin bạn tò mò hứng thú. Bạn lưu giữ chúng từ các khoá học, sách báo, hoặc các kiến thức do người khác truyền trao, và chưa được sử dụng trong dự án hoặc lĩnh vực cụ thể nào mà bạn quan tâm, thực hành, hoặc chịu trách nhiệm. Ví dụ:
Cà phê
Chạy bộ
Bắn cung
Ghi chép
Phật Giáo
Nhạc kịch
Nhiếp ảnh
Mạng xã hội
Viết quảng cáo
Tư duy hệ thống
Thiền Vipassana
Lịch sử Việt Nam
Văn hoá Việt Nam
Tiếng Trung Quốc
Bước #3. Với những gì bạn quan tâm, chăm sóc và chủ động theo dõi, thực hành trong năm qua, hãy lưu chúng vào thư mục đặt tên là "Areas" (Lĩnh vực).
Các tài liệu trong thư mục này thường sẽ chứa các sản phẩm, bài viết, nhật ký, ghi chép của bạn về những lĩnh vực mà bạn quan tâm và chịu trách nhiệm tích cực trong năm qua. Lĩnh vực là các mối quan tâm hoặc trách niệm lâu dài, thường không có thời hạn hoàn thành và kết quả kỳ vọng cụ thể (không đo đếm được). Ví dụ:
Trách nhiệm công việc chẳng hạn như Marketing, Bán Hàng, Phát Triển Sản Phẩm, Phát Triển Kinh Doanh, Nhân Viên, và Tài Chính Kế Toán.
Trách nhiệm cá nhân: chẳng hạn như Sức Khoẻ, Vợ (Chồng), Thú Cưng, Tài Chính, Nhà Cửa, Viết, Gia Đình,...
Bước #4. Với những gì bạn hiện tại đang thực hiện ngay bây giờ, hãy lưu chúng vào thư mục đặt tên là "Projects".
Đây là nơi bạn lưu giữ các tài liệu, ghi chép trực tiếp liên quan và phục vụ cho dự án bạn đang làm. Dự án sẽ kết thúc vào một thời điểm nhất định trong tương lai.
Khi làm việc với dự án, điều bạn muốn là thiết kế một cây thư mục dự án sao cho nó luôn thay đổi hàng tuần hoặc ít nhất là hàng tháng. Đây chính nhiên liệu động lực cho bộ máy của bạn. Một trong các động lực lớn của chúng ta là cảm giác “hoàn thành”. Để làm được một công việc ngày qua ngày, bạn cần khả năng chia nhỏ chúng thành các dự án và các cột mốc nhỏ sao cho sự hoàn thành mỗi cột mốc đó thật rõ ràng.
Dự án là các nỗ lực cá nhân hoặc công việc ngắn hạn, thường có thời hạn hoàn thành và kết quả kỳ vọng rõ ràng (thường đo đếm được). Ví dụ:
Các dự án cá nhân
Chuyển nhà
Lên kế hoạch một chuyến du lịch bụi
Sắp xếp lại một phòng/góc trong nhà bạn
Tham gia giải chạy địa hình cự ly 21KM đầu tiên
Bắt đầu một cuốn sổ ghi chép công thức nấu ăn của gia đình
Các dự án công việc
Thực hiện một buổi phỏng vấn khách hàng
Soạn một file hướng dẫn và trả lời câu hỏi thường gặp
Triển khai một phương pháp feedback mới cho team trong quý 1 năm 2024
Dự án có thời hạn hoàn thành và kết quả kỳ vọng cụ thể. Nó cũng có những nhiệm vụ rõ ràng, những người liên quan và chịu trách nhiệm. Luôn có câu trả lời cụ thể cho những câu hỏi liên quan đến dự án. Lĩnh vực có tiêu chí cần đáp ứng và duy trì, cần liên tục kiểm soát trong vô hạn.
Các dự án của bạn thường sẽ thuộc ít nhất một lĩnh vực mà bạn quan tâm sâu sắc. Ví dụ:
Làm tổng kết cuối năm 2023 là một dự án, lĩnh vực quan tâm là Thiết Kế Cuộc Sống
Viết 4 bài blog trong tháng 12 là một dự án, lĩnh vực là Viết
Tham gia một giải chạy 21KM là một dự án, lĩnh vực là Sức Khoẻ
Tham gia khoá thiền Vipassana 10 ngày là một dự án, lĩnh vực là Tâm Trí
Lên kế hoạch chuyến du lịch Tây Bắc là một dự án, lĩnh vực là Du Lịch
Tìm địa điểm cho quán ẩm thực đường phố của bạn là một dự án, lĩnh vực là Kinh Doanh
Phân biệt Dự án, Lĩnh vực, và Tài Nguyên giúp bạn vừa đảm bảo hiệu suất vừa không quên cải tiến liên tục và học tập suốt đời.
Tôi học được gì khi dọn dẹp ổ đĩa cứng vào cuối năm?
Dưới đây là bốn bài học mà tôi rút ra được về vai trò của việc quản lý kiến thức cá nhân trong thời đại số đối với sức khoẻ tinh thần mỗi cá nhân.
Bài học #1: Học cách buông bỏ.
Buông bỏ là một điều nói dễ nhưng làm khó. Mà khi đã làm được thì bạn sẽ thở phào nhẹ nhõm, cảm thấy như thể mình vừa mới quyết định bước đi với ít hành lý hơn, ít ôm đồm những thứ đã không còn cần thiết trong hiện tại. Khoảnh khắc bạn quyết định lưu trữ hoặc xoá đi một tấm hình, một file tài liệu, một bức thư, một dòng ghi chú... thật khó khăn. Nó chứa đầy sự không chắc chắn. Nhưng đó là một quyết định không thể né tránh.
Bài học #2: Buông bỏ là một quá trình.
Bạn có thể làm hoà với quá khứ, buông bỏ một niềm oán giận, mỗi ký ức tổn thương chỉ bằng cách xoá hoặc giấu kín một vật chứng của nó không?
Tôi đoán rằng cũng giống như tôi, bạn không thể làm vậy. Quá trình chữa lành tâm hồn bạn là một công việc cần làm hằng ngày. Bạn sẽ phải làm việc với nó mỗi lần nó xuất hiện cho đến khi bạn chấp nhận nó. Bạn không quên quá khứ, bạn chấp nhận và sống chung nó.
Dọn dẹp ổ đĩa máy tính quả là một cách để học buông bỏ và trải qua những khoảng khắc hết sức thành thật với lòng mình như vậy. Càng đối diện, càng lựa chọn giữ cái gì, buông cái gì, bạn càng học cách để chấp nhận chính mình.
Bài học #3: Kho báu ở trong nhà bạn.
Dọn dẹp ổ đĩa là một việc làm thú vị ở chỗ bạn sẽ không quá thích thú hay phấn khởi khi làm nó. Nhưng phần thưởng đến bất ngờ vào lúc bạn bắt gặp những thứ đáng giá.
Có những câu chuyện, sự kiện, con người, chuyến đi, thành công và thất bại, những lần day dứt, những lúc táo bạo và dấn thân,... Đây là những tài sản của riêng bạn mà không ai khác có được Bạn sẽ kháng cự những quá khứ ấy hay đón nhận nó? Bạn sẽ cảm thán vì mình từng có những vinh quang nào? Bạn sẽ chật lưỡi vì những vinh quang ấy với bạn sao mà phù phiếm khi nhìn từ lăng kính của hiện tại. Bạn cảm ơn mình trong quá khứ, vì luôn tiến về phía trước, không ngừng tìm kiếm những điều đúng đắn. Bạn đã không cho phép mình thoả hiệp ra sao, và đã phải gậm nhấm những vết thương nào để luôn ngẩng cao đầu tiến về phía trước?
Khi bạn bắt gặp một tấm hình, một đoạn nhật ký, một cái hoá đơn, và bạn thấy tim bạn đập nhanh hơn một nhịp, mắt bạn nhoà lệ, hay tưởng như toàn thân bạn có một luồng điện chạy qua,…Đó là khi bạn đang nhìn vào kho báu của mình.
Bạn chỉ cần tìm thấy một kho báu thôi thì cũng là quá đủ cho một cuộc “đào mỏ quá khứ”.
Bài học #4: Ý thức rõ ràng về khả năng cam kết của bạn.
Nguồn lực tinh thần và thời gian của bạn chỉ có giới hạn.
Bạn có một bộ não sáng suốt và 168 giờ mỗi tuần. Nếu bạn dành thời gian chăm sóc nó đúng cách, tức nghỉ ngơi hợp lý và làm việc khoa học, bạn sẽ có ít nhất là 4 tiếng một ngày có thể tập trung cao độ vào một điều quan trọng nhưng thách thức đối với bạn. Thời gian còn lại bạn chia cho các hoạt động cần thiết nhưng ít tốn nguồn lực nhận thức, cảm xúc, và động lực hơn. Ý tôi là, cố gắng dành ít nhất một khoảng thời gian cho những điều khó nhất nhưng ý nghĩa với bạn:
Những kỹ năng nào bạn muốn học?
Con người nào mà bạn muốn trở thành?
Những con người nào mà bạn muốn phát triển?
Những giấc mơ hay sở thích nào bạn muốn hiện thực hoá?
Những giấc mơ hay sở thích nào bạn chưa đủ nguồn lực (bên trong và bên ngoài) để hiện thực hoá? Bạn có chấp nhận điều đó không?
Nhìn vào các thư mục trên máy tính phân chia theo PARA, tôi nhận biết rõ ràng cái gì tôi đang tập trung, cái gì tôi chưa tập trung đủ, và cái gì tôi có thể bỏ bớt. Tôi nhận ra một cách không thể chối cãi rằng khả năng của tôi vô cùng có giới hạn, nếu đem so với những điều tôi mong muốn làm được.
Tôi không thể biến tất cả các giấc mơ của mình thành sự thật. Điểm mạnh của tôi cũng là điểm yếu của tôi. Tôi có những giới hạn, cũng như tất cả mọi người. Và tôi còn có những giới hạn của riêng tôi. Nhưng tôi cũng thấy ngọn nguồn sức mạnh của mình từ những vết sẹo mà thời gian và trải nghiệm cuộc đời đã để lại trong trái tim tôi. Chúng nằm đó, máu thôi không còn rỉ, khô lại. Nhưng chúng không biến mất. Chúng còn lại qua những thứ hữu hình trong ổ đĩa máy tính. Tôi không thể cứ thế xoá chúng đi như thể chúng chưa bao giờ tồn tại.
Tôi yêu những vết sẹo của mình còn hơn những vòng nguyệt quế đội trên đầu trong chốt lát. Khi bạn khoẻ mạnh, thành công, và hạnh phúc, người khác dễ dàng chung vui cùng bạn. Khi bạn đau bệnh, thất bại, và nghi ngờ bản thân, thật khó để cả người yêu thương bạn nhất thấu tỏ nỗi lòng của bạn. Bạn cần học cách tự ôm lấy chính mình. Với tôi, ôm lấy mình là ôm lấy những tài sản tri thức mà tôi kỳ công có được bằng cách sống đúng con người mình.
Ngay cả Trái Đất còn phải tự xoay quanh trục của mình để không rơi vào không gian mênh mông vô định của vũ trụ huyền bí cơ mà.