Năm Bước Quản Lý Hộp Thư Điện Tử Của Tôi Và Những Bài Học Về Quản Trị Kiến Thức Cá Nhân
Đây là bài đầu tiên của loạt bài Tổng Kết Năm 2023, đăng trong các bản tin hàng tuần vào tháng 11 và 12 năm 2023.
“Khi tôi 80 tuổi và nhìn lại đời mình, tôi sẽ hối tiếc vì đã KHÔNG làm gì?”
Đó là câu tự vấn đã giúp Jeff Bezos quyết định bỏ việc để mở cửa hàng sách trực tuyến vào năm 1994. Cửa hàng này sau được đặt tên theo con sông vĩ đại chảy qua đại ngàn rừng rậm Nam Mỹ: Amazon.
Phương pháp tự vấn của Bezos được gọi là “Regret Minimization Framework”. Giang hồ đồn rằng lúc ấy ông được truyền cảm hứng bởi nhân vật người quản gia tên Stevens trong cuốn Tàn Ngày Để Lại của Kazuo Ishiguro.
Cả đời tôi, dù chưa từng làm được thứ gì to tát như thế, nhưng tôi cũng luôn tự vấn. Có lẽ đó là bản chất tính cách tôi: Một Questioner - Người Tự Vấn.
Tuy nhiên, tự vấn mà không có phương pháp có thể khiến bạn nghi ngờ và thiếu tin tưởng bản thân. Tự vấn đúng cách giúp bạn ra quyết định và hành động dứt khoát. Bạn hài lòng với quyết định của bạn hơn, bất kể kết quả như thế nào.
Một trong những cách để tự vấn hiệu quả là làm tổng kết định kỳ. Tổng kết định kỳ cho bạn khoảng dừng cần thiết để soi chiếu lại những ngày tháng bận rộn cuống cuồng với cuộc sống. Bạn dừng lại xem mình đi từ đâu đến, đang ở đâu, và muốn đi đâu, hoặc liệu bạn có đang đi đúng hướng chưa. Dựa vào lịch Tây, có ít nhất năm kỳ tổng kết khác nhau gồm:
Tổng kết ngày: Thực hiện trong 5-10 phút vào mỗi cuối và/hoặc đầu ngày
Tổng kết tuần: Thực hiện trong 15-30 phút vào mỗi cuối hoặc đầu tuần
Tuần kết tháng: Thực hiện trong 30-45 phút vào mỗi cuối hoặc đầu tháng
Tổng kết quý: Thực hiện trong 30-45 phút vào mỗi cuối hoặc đầu quý
Tổng kết năm: Thực hiện trong những tuần cuối và đầu năm (tháng 12, tháng 1)
Thời gian trên chỉ mang tính gợi ý. Nếu mới bắt đầu các thói quen này, bạn có thể mất nhiều thời gian hơn ước tính kể trên.
Trong loạt bài sắp tới, tôi sẽ ghi chép lại những hoạt động tổng kết năm và chia sẻ với bạn đọc. Hy vọng bạn tìm thấy điều gì đó hữu ích cho mình.
Trong bài đầu tiên của loạt bài tổng kết cuối năm 2023, tôi sẽ chia sẻ với bạn về cách tôi dọn dẹp và quản lý hộp thư điện tử (email) và những bài học tôi rút ra từ quá trình tổng kết này.
Lịch sử và xu hướng sử dụng thư điện tử
Năm 1971, Ray Tomlinson phát minh ra thư điện tử.
Năm mươi năm sau đó, vào năm 2019, trung bình mỗi người đi làm nhận và gửi 126 emails mỗi ngày. Con số này tăng lên nhanh chóng. Ngoài công việc, email cho mục đích tiêu dùng cá nhân ngày càng phát triển rầm rộ. Email phục vụ cho việc nhận tin sản phẩm, dịch vụ, giáo dục, ưu đãi, ngân hàng,… trở thành một phần thiết yếu trong cuộc sống của mỗi người.
Tuy nhiên, chính vì lẽ đó, email trở nên quá tải vì nó phải gồng gánh nhiều trách nhiệm. Người ta bắt đầu sử dụng email như một cái kho, một trạm thông tin cho họ biết họ cần làm gì mỗi ngày, như một cái todo list (danh mục việc cần làm).
Bạn dần mất kiểm soát với khối lượng email tăng chóng mặt mỗi ngày. Dường như, email trở thành một nơi khiến bạn xao nhãng hơn là cho bạn thông tin giá trị. Bạn check email buổi sáng và rồi rơi vào một hố sâu không dứt bởi các email công việc, rồi đến các email thông tin khác. Cái nào dường như cũng thật cần thiết và phải giải quyết ngay.
Đến một ngày, bạn không còn muốn mở hộp thư điện tử ra nữa. Và bạn tự khép mình với những kiến thức, thông tin giá trị, và các mối quan hệ đối tác, bạn bè tiềm năng mà hộp thư điện tử mang lại. Bạn đã hoàn toàn bị quá tải thông tin. Hộp thư điện tử thay vì là nguồn cảm hứng, là nơi tiếp nhận những thông tin hữu ích, đã trở thành một sự phiền toái, mỗi nguồn gốc của những nỗi âu lo mới.
Mục tiêu quản lý hộp thư điện tử của tôi trong năm 2024
Mong ước: Đạt và duy trì trạng thái không còn email trong mục Hộp Thư Đến (Inbox Zero) sau mỗi ngày làm việc bằng cách tham khảo nguyên lý Getting Things Done của David Allen và Building A Second Brain của Tiago Forte.
Kết quả kỳ vọng: Việc này quan trọng với tôi vì nó giúp tôi không bỏ sót các kiến thức bổ ích gửi qua hộp email, các công việc cần làm, và các mối quan hệ công việc cần chăm sóc, nhưng vẫn giữ cho tinh thần tôi ở trạng thái thư giãn cuối ngày vì tôi biết mọi thứ quan trọng đều được lưu giữ một cách khoa học và hợp lý.
Bên cạnh đó, xử lý hộp email mỗi ngày sẽ giúp giảm tổng thời gian mà tôi cần bỏ ra để tổng kết tuần vào mỗi sáng thứ sáu và lên kế hoạch tuần mới vào mỗi tối chủ nhật.
Rào cản: Tôi có thể tham tiếc tin tức và đăng ký thêm các bản tin mới và lại nhận được nhiều email trong Hộp Thư Đến, khiến tổng khối lượng email cần xử lý mỗi ngày lại tăng lên.
Kế hoạch: Tôi sẽ lọc (filter) các bản tin mới bằng công cụ Unroll.me và chỉ đọc các bản tin này một lần vào cuối tuần trong buổi tổng kết tuần vào sáng thứ sáu.
Năm bước quản lý hộp thư điện tử
Để đạt mục tiêu trên, tôi tiến hành 5 bước dưới đây.
Bước 1: Bỏ bớt những thứ không cần thiết, gồm có:
Bản tin (newsletters): Huỷ các đăng ký bản tin không cần thiết. Hoặc, nếu không muốn huỷ nhưng bạn chỉ muốn lọc (filter) các newsletter này vào thẳng hộp Archive cũng được. Sử dụng dịch vụ Unenroll để huỷ hoặc archive bản tin nếu cần thiết.
Thông báo (notification): Tắt thông báo màn hình email trên điện thoại và desktop
Email tồn đọng trong Hộp Thư Đến (inbox): Xoá hoặc archive emails theo nhóm bằng cách sử dụng dịch vụ Mailstorm (bản miễn phí được xoá 20% tổng số email)
Sự khác nhau giữa archive (lưu trữ) và delete (xoá)
Khi bạn archive thì email vẫn ở trong hộp email của bạn, chỉ là nó sẽ không còn ở trong Hộp Thư Đến. Còn khi xoá - delete thì Gmail sẽ xoá vĩnh viễn sau 30 ngày vì vậy bạn sẽ không thể tìm lại được các email đã bị xoá sau một tháng. Trừ những email quảng cáo hoặc rõ ràng là không cần thiết, phần lớn tôi chọn lưu trữ - archive.
Bước 2: Bỏ các tính năng nâng cao
Theo Tiago Forte, emails chỉ nên làm đúng nhiệm vụ của nó là nhận thông tin.
Các tính năng nâng cao chẳng hạn như:
Nhãn email (Labels) để sắp xếp emails
Lọc emails (Filters) để phân luồng email và tạo các yêu cầu xử lý riêng biệt
Phần xử lý thông tin và hành động với thông tin nên được quản lý bởi các phần mềm chuyên dụng khác. Điều này sẽ giúp giảm tải cho email, giúp bạn không phải đối diện với hộp thư chồng chất ngày qua ngày, đến mức bạn không bao giờ còn muốn mở email ra nữa. Bỏ mặc hộp thư điện tử là điều đáng tiếc bởi vì bạn sẽ không có những thông tin có ích khi bạn cần đến chúng trong tương lai. Ngày nay, rất nhiều nhà giáo dục và làm kinh doanh giáo dục sử dụng email để gửi cho bạn những thông tin giá trị, giúp bạn học nhiều và nhanh các kiến thức và kỹ năng mới nhất cần cho công việc.
Đơn giản hoá hộp email sẽ giúp bạn tối ưu tính năng quan trọng nhất của email: cánh cửa mở ra tri thức của thế giới.
Bước 3: Thiết lập hệ thống xử lý thông tin từ hộp mail.
Để hộp email trở về với vai trò chính của nó là tiếp nhận thông tin từ thế giới, chúng ta cần có hệ thống phân phối và xử lý thông tin phù hợp sau khi nhận được email.
Khi mở một email bất kỳ trong Hộp Thư Đến, tôi sẽ đặt lần lượt bốn câu hỏi bên dưới. Ứng với mỗi câu hỏi sẽ có một phần mềm tương ứng để tôi lưu email (link đến email), tài liệu (pdf,…) hoặc link tài liệu (URL). Sau khi xử lý xong một email bằng cách phân luồng về một trong bốn thành phần bên dưới, tôi sẽ Archive email đó (phím tắt e) và xử lý email kế tiếp cho đến khi hộp thư đến không còn email nào.
Hệ thống xử lý thông tin từ hộp email của tôi gồm có 4 thành phần:
Phần mềm lịch (Calendar): Email này có phải là hoặc phục vụ cho một sự kiện có thời gian xảy ra cụ thể và có sự tham gia của người khác không? Nếu đúng thì bạn tạo ngay một sự kiện (event) trên lịch Google Calendar, iCal, hoặc phần mềm lịch khác mà bạn thường dùng.
Phần mềm quản trị công việc (Task Management): Email này có phải là một công việc cần làm (task) hoặc liên quan và cung cấp thông tin cho một việc cần làm không? Nếu có, hãy nhập vào phần mềm quản trị công việc. Phần mềm quản lý công việc cá nhân chẳng hạn như Things, Todoist, hoặc cho team như ClickUp, Notion,…Tuy nhiên, nếu việc đó chỉ cần không quá 5 phút để xử lý (hoặc trả lời) thì tôi sẽ làm luôn và archive email ngay lập tức để nó không làm vướng bộ nhớ làm việc của tôi nữa.
Phần mềm quản trị kiến thức cá nhân (Personal Knowledge Manager): Email này có phải là một tài liệu cần lưu lại để tham khảo cho một dự án hoặc lĩnh vực bạn đang quan tâm không? Nếu phải thì bạn tạo một ghi chép mới trong phần mềm ghi chép của bạn và lưu tài liệu vào đó. Phần mềm ghi chép chẳng hạn như Evernote, Obsidian, Apple Notes,…
Phần mềm quản trị tài liệu tham khảo (Reference Manager): Email này có chứa link tới một bài đọc trên mạng hay một tựa sách thú vị mà bạn muốn đọc sau không? Tài liệu này khác với mục số 3 ở chỗ nó chưa thực sự cần thiết trong các dự án hoặc mối ưu tiên hiện tại của bạn nhưng bạn cảm thấy hứng thú. Khi sự hữu dụng chưa rõ ràng, hãy lưu bài đọc đó vào phần mềm đọc sau như Instapaper hay Reader hoặc phần mềm quản trị tài liệu tham khảo như Zotero hay Mendeley. Sự phân chia rõ ràng giữa tài liệu ở mục 3 và mục 4 giúp bạn nhìn rõ cái gì là ưu tiên hiện tại, tránh trường hợp lưu tất cả vào một nơi và cảm thấy quá tải khi thông tin đầy lên nhanh chóng nhưng lại không trực tiếp phục vụ cho công việc.
Bước 4: Sử dụng phím tắt
Phím tắt giúp bạn thao tác nhanh và giảm thiểu sự xao nhãng, giúp bạn ở trong môi trường liên tục giúp bạn duy trì sự tập trung. Bạn có thể thiết lập phím tắt bằng cách vào Setting, chọn Keyboard Shortcuts ON, và xem hoặc sửa phím tắt trong Tab “Keyboard Shortcuts”. Phím tắt giúp bạn xử lý nhiều email một lúc mà không cần dùng chuột
Ví dụ:
Soạn: c
Xoá: d
Trả lời: r
Trả lời tất cả: a
Tìm email: /
Lưu trữ (archive): e
Gửi: command + enter
Chuyển tiếp (forward): f
Bước 5: Tạo một nhãn duy nhất là “Resources” (Tài Nguyên) cho các tài nguyên dưới dạng email mà bạn không thể lưu lại ở dạng khác.
Đôi khi bạn nhận được các tài liệu hữu ích dưới dạng email. Ví dụ, James Clear có chuỗi bài học Tạo Thói Quen Trong 30 Ngày. Các bài học ngắn, dễ theo dõi nằm gọn trong một email, bạn đọc rất tiện.
Có người sẽ download các email này thành file pdf và lưu trong thư mục máy tính hoặc lưu vào phần mềm ghi chép. Bạn cũng có thể làm như vậy nếu muốn. Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy là lưu xuống thì lâu ngày bạn sẽ có nhiều dữ liệu kiểu tài nguyên “phòng khi cần dùng” (just-in-case) này ở trên máy mà không trực tiếp hỗ trợ cho các dự án hay lĩnh vực quan tâm của bạn. Nó sẽ khiến bạn (và máy tính của bạn) sẽ cảm thấy thật nặng nề khi phải gồng gánh quán nhiều nội dung bên ngoài như vậy.
Với quy trình năm bước kể trên, tôi đã đạt được mục tiêu Hộp Thư Đến Bằng Không. Nếu tôi thực hiện quy trình này đều đặn mỗi ngày, dự kiến tôi sẽ chỉ mất khoảng 5-10 phút để trả hộp thư về trạng thái Inbox Zero.
Tôi học được gì khi dọn dẹp hộp thư điện tử dịp cuối năm?
#1. Một không gian làm việc trực tuyến gọn gàng là tiền đề của một bộ óc sáng suốt.
#2. Sự gọn gàng không tự nó làm bạn cảm thấy thoải mái. Mà chính là sự có chủ ý trong việc sắp xếp thông tin và những thứ có ý nghĩa với bạn nói chung. Gọn gàng là một quá trình chứ không phải đích đến.
#3. Sắp xếp ngăn nắp giúp bạn sáng tạo, rộng mở, học hỏi mà không lo sợ mình bị quá tải hoặc sợ bị bỏ lỡ (fear of missing out).
Thay vào đó, bạn có niềm vui bỏ lỡ (joy of missing out), vì bạn biết mình luôn có thể tìm thứ mình cần khi thời điểm chín muồi. Bạn học được rằng thế giới này là nơi đủ đầy (abundance mindset), không phải nơi thiếu thốn (scarcity mindset). Điều này cho phép tăng năng lực chọn lọc thông tin có chất lượng thay vì quá tải bởi trăm ngàn thông tin rác. Khi bạn thật sự cần, điều bạn cần sẽ đến. Nếu nó chưa đến, chẳng qua là bạn sẽ có thêm thời gian để hành động, va vấp, và học hỏi, để khi cơ hội đến, bạn sẽ nắm lấy nó thật tự tin và quyết đoán.
#4. Mỗi quyết định của bạn với hộp thư điện tử của bạn không phải là quyết định hôn nhân. Bạn luôn có thể thay đổi nó vào tháng sau hay năm sau. Đừng nghĩ quá mức. Nhưng cũng hãy nghĩ thấu đáo về nhu cầu của mình khi sử dụng email.
Nghĩ kĩ nhưng không nghĩ quá là chìa khoá của việc sống sót và phát triển trong thời buổi quá tải thông tin. Mọi người, mọi nhà đều đang làm sáng tạo nội dung. Họ đang kêu gào sự chú ý của bạn. Vì vậy, hãy bình tĩnh, chọn lựa, và hành động.
Trong bài viết tuần sau, tôi sẽ chia sẻ về cách tôi dọn dẹp ổ cứng máy tính cuối năm và những bài học về vai trò của việc quản lý kiến thức cá nhân trong thời đại số đối với sức khoẻ tinh thần của bạn. Mời bạn đón đọc!