Bốn Cấp Độ Của Kỹ Năng Ghi Chép

bạn đã ghi chép đúng cách chưa?

Khi nhắc đến ghi chép, có lẽ bạn nghĩ ngay đến một anh chàng sinh viên gương mẫu ngồi cặm cụi hý hoáy viết, chốc chốc ngẩng đầu lên nghe cô giảng, thỉnh thoảng lại gật gù vẻ tâm đắc, rồi lại cuối xuống viết.

Hay có lẽ bạn hình dung ra một ông bác học, anh nhà văn, chị nhà báo, cô giảng viên,… đang gõ lọc cọc vào chiếc bàn phím văn phòng, đôi vai và chiếc xương sống như oằn cả xuống sau một ngày quần thảo với những con chữ nhảy loạn xạ trên màn hình của ứng dụng Microsoft Word.

Bạn sẽ không nghĩ đến một quản lý nhà hàng tranh thủ giờ nghỉ trưa lấy điện thoại ra viết vào Apple Note vài dòng cảm nhận về những niềm vui (và phiền não) thường ngày trong cái nghề dường như đã “chọn” chị từ những ngày còn du học ở Mỹ.

…hay cô trợ lý tổng giám đốc bật reminder trên điện thoại lúc 8h mỗi tối để nhắc mình viết vài dòng note cho bản thân, giữa những tất bật của ngày.

…hay một chủ doanh nghiệp đang phân vân giữa những mục tiêu mà cái nào cũng có vẻ quan trọng và khẩn cấp, và rồi có được lời giải ưng ý nhờ đọc lại từng ghi chép về khách hàng mà cô đã tỉ mỉ ghi chép trong suốt mấy năm khởi nghiệp vừa qua.

…hay một anh kỹ sư phần mềm viết lại những cảm xúc phức tạp về một dự án mà anh đảm nhiệm, để anh không chỉ biết mình đang do the thing right (làm đúng cách) mà còn đang do the right thing (làm đúng việc).

Bạn có thể đoán ra nhóm người thứ hai - những người bạn không nghĩ tới ngay khi nói đến ghi chép - chính là những câu chuyện thật của những người mình gặp ở Đông Labs. Mình gọi đây là những người ghi chép để thiết kế cuộc sống.

Sau hai năm kể từ ngày bỏ việc lần thứ n tại một công ty startup công nghệ trong lĩnh vực sức khỏe, mình chính thức đầu tư 100% thời gian cho Đông Labs, đánh dấu bằng việc mở chiếc workshop miễn phí với nhan đề “Sức Mạnh Của Viết Tự Do Trong Việc Phát Triển Bản Thân” với chưa đầy 10 người tham dự. Tua nhanh đến hôm nay, team mình đã có bốn thành viên và mở được hơn 10 workshops cả miễn phí lẫn thu phí với hơn 200 lượt tham gia. Những workshop đó, hết lần này đến lần khác, đều cho mình thêm bằng chứng cho một niềm tin xác quyết rằng:

Ghi chép không chỉ dành cho người viết chuyên nghiệp, mà nó còn là cách mà những người bận rộn tìm thấy, nuôi dưỡng, thấu hiểu chính mình, để rồi hành động vì những điều quan trọng với họ với sự vững tin như bàn thạch.

Vậy làm sao để biết là bạn có đang ghi chép hiệu quả như một người bận rộn muốn thiết kế cuộc sống hay chưa? Mặc lòng, cái khó của việc ghi chép, cũng như các kỹ năng mềm khác, là chúng ta khó mà có được một thước đo chuẩn mực để biết mình đang ở đâu trên thang năng lực ghi chép.

Làm sao biết mình đang ở đâu trên hành trình ghi chép?

Mình vẫn luôn là người chạy pace 8, bơi pace 3.

Đó là những con số đủ chậm để mình biết mình không giỏi.

Những con số ở đó để nhắc mình biết mình đang ở đâu trên hành trình chinh phục các kỹ năng thể chất. Những gì quan trọng - thể thao, ngoại ngữ, kỹ năng sống như lái xe hay bơi lội - đều có cách đo lường: điểm số, tốc độ, thành tích, chứng chỉ. Bạn có thể thấy mình tiến bộ hay dậm chân tại chỗ mà không cần đoán mò.

Học tập và công việc thực ra cũng vậy. Có KPI, có rubric, có đánh giá cuối kỳ. Mục tiêu luôn được ai đó vạch sẵn cho bạn. Việc của bạn là hoàn thành những gì đã định nghĩa là đúng, và bạn sẽ ổn. Bạn biết mình là nhân viên tốt nhờ feedback từ sếp. Bạn biết mình đạt KPI qua báo cáo cuối năm. Nhưng liệu có ai nói cho bạn biết rằng bạn có đang sống đúng với điều mình coi là quan trọng nhất?

Dần dần, chúng ta học cách để sống đúng với tất cả mọi người, trừ với chính mình. Vấn đề là, cái gì quan trọng thì cần phải đo lường. Mà chúng ta lại không thể đo cái gọi là “sống đúng với chính mình”.

Và, mình ở đây để nói với bạn rằng: ghi chép sẽ giúp bạn sống thật hơn mỗi ngày. Ghi chép là hữu hình, là chữ viết trên giấy trắng và trên màn hình con trỏ nhấp nháy, bạn đếm được, thấy được, chỉnh sửa được với ghi chép. Bởi vậy, ghi chép là công cụ đo lường cho mức độ sống đúng với chính mình của bạn.

Bốn cấp độ của kỹ năng ghi chép

Nếu coi mục đích cuối cùng của ghi chép là để giúp bạn quản trị kiến thức, phát triển bản thân, thiết kế cuộc đời đáng sống phiên bản độc đáo của riêng bạn, thì có thể chia năng lực ghi chép để ra làm bốn cấp độ như sau:

Cấp độ 1: Người biết mình

Ở cấp độ này, bạn duy trì được thói quen ghi chép hằng ngày như một cách để quan sát bản thân. Bạn có thể ghi lại nhanh chóng những suy nghĩ, cảm xúc, hoặc tình huống diễn ra trong ngày mà không cảm thấy bị áp lực phải viết cho hay, viết cho đúng hay cho đủ. Việc ghi chép hằng ngày giúp bạn nhận diện tốt hơn trạng thái nội tâm hoặc các vấn đề đang diễn ra trong cuộc sống. Với bạn, ghi chép là không gian an toàn để bạn thành thật với bản thân, bất kể đó là về một tình huống trong công việc hay trong gia đình.

Khi không ghi chép trong vài ngày, bạn có khả năng nhận thấy sự xao nhãng hoặc cảm giác bị “lạc trôi” qua ngày nơi tâm trí mình. Không quá khó để bạn quay trở lại với việc viết dù có thể tâm trí bạn đang hỗn độn. Việc viết giúp bạn dần làm rõ điều mình đang nghĩ hoặc cảm.

Cấp độ 2: Người hiểu mình

Ở cấp độ này, bạn bắt đầu phát triển một hệ thống phân loại để sắp xếp hoặc kết nối các ghi chép có những điểm chung lại với nhau. Khi cần tìm lại một ghi chép hoặc tài liệu cũ, bạn dễ dàng tìm lại được. Bạn cảm thấy phần lớn các ghi chép của mình được đặt đúng chỗ và có thể tái sử dụng. Hệ thống ghi chú của bạn ngày càng phức tạp nhưng không khiến bạn cảm thấy quá tải. Thay vào đó, bạn dần cảm thấy rõ ràng và dễ định hướng hơn khi xem lại.

Khi phát hiện một chủ đề quan trọng mới trong đời sống (ví dụ: mối quan hệ, dự án công việc, mục tiêu phát triển bản thân,...), bạn biết cách tái sắp xếp và sử dụng các ghi chép trong hệ thống để phục vụ cho lĩnh vực cần tập trung.

Cấp độ 3: Người soi mình

Ở cấp độ này, kết quả kỳ vọng là bạn tạo được thói quen ôn lại, phân tích, và rút ra hiểu biết sâu sắc từ ghi chép. Bạn có lịch trình cụ thể (hàng tuần/hàng tháng/…) để xem lại các ghi chép. Khi xem lại các ghi chép cũ, bạn thường phát hiện ra những tri kiến độc đáo có được nhờ trải nghiệm cá nhân của chính bạn. Ghi chép đóng vai trò quân sư cho bạn trong các dự định, phán đoán, hoặc kế hoạch hành động, và bạn cảm thấy yên tâm hơn trước các quyết định lớn nhỏ hằng ngày.

Từ các ghi chép ở bất kể khung thời gian nào dù là một ngày hay một năm hoặc phạm vi nào, bất kể phạm vi nào dù là một ghi chép dự án, một ghi chép về tầm nhìn cá nhân, một đoạn nhật ký cảm xúc,… bạn đều có thể đúc kết được những insight quý báu, giúp bạn ngày càng hiểu rõ hơn về các giá trị sống, niềm tin cốt lõi và những ưu tiên thực sự của mình.

Cấp độ 4: Người trồng mình

Khi đến cấp độ này, bạn có năng lực chuyển hóa những ghi chép thành định hướng sống và hành động cụ thể, giúp bạn thiết kế một sự nghiệp và cuộc đời như ý của riêng bạn. Khi cần lên kế hoạch hoặc giải quyết vấn đề, bạn sử dụng lại ghi chép cũ như một nguồn tham khảo quan trọng. Việc ghi chép giúp bạn đạt những thành tựu có ý nghĩa trong công việc/học tập/cuộc sống. Bạn đã từng sử dụng ghi chép để thiết kế một hoặc vài thay đổi lớn trong đời sống (ví dụ: chuyển việc, thay đổi thói quen, vun đắp một mối quan hệ).

Khi cảm thấy phân vân hoặc mất định hướng, bạn thấy mình luôn có thể quay về hệ thống ghi chép để gỡ rối và ra quyết định. Việc ghi chép giúp bạn liên tục điều chỉnh lối sống sao cho phù hợp với năng lượng, mục tiêu và bối cảnh của mình.

Lời kết

Chúng ta có đang sống đúng hết với tất thảy, trừ chính mình?

Bạn có bao giờ tự hỏi: Vì sao có một số người mà khi bạn nhìn thấy họ, bạn cảm thấy có chút ngưỡng mộ, thậm chí ghen tị khi thấy rằng họ có thể nói chuyện chân thật, không phô trương cũng không tự ti, bộc bạch bản thân mà không ngại bị chê cười, dù có thể họ không giàu nhất, không đẹp nhất, cũng không được yêu mến nhất? Đó là những người tự biết mình và không có nhu cầu phải thay đổi để vừa lòng người khác. Theo mình, đó là những người hạnh phúc nhất, theo mọi nghĩa của từ này.

Vì vậy mà có lẽ trong số những lợi ích của việc ghi chép thì lý do mà mình thích nhất là ghi chép giúp bạn trở thành chính mình. Hy vọng bài viết này giúp bạn biết mình đang ở đâu trên hành trình ghi chép như một người thiết kế cuộc đời.

🗓️ Notes 2 Life Design

Nếu bạn yêu thích những bài viết của Đông Labs, bạn sẽ càng hứng thú hơn với cộng đồng những người học tò mò và dũng cảm thử nghiệm cùng nhau qua từng dòng ghi chép. Một số workshop sắp tới gồm:

• 26/7: Workshop Sức Mạnh Của Ghi Chép dành cho bạn đọc muốn tìm hiểu cách ghi chép giúp bạn thiết kế cuộc sống và đạt được những mục tiêu cá nhân quan trọng và ý nghĩa với bạn. Bạn có thể tìm hiểu và đăng ký tham gia workshop tại đây. Với những bạn không thể tham gia trực tiếp, bạn có thể đăng kí buổi ONLINE qua Zoom.

• 11/8: Workshop Tổng Kết Tuần (Online) do Tiên host và hướng dẫn thực hành. Tổng kết tuần là hoạt động không chỉ là chìa khóa cho óc sáng tạo, hiệu suất cá nhân mà còn cần thiết cho sức khỏe tinh thần của bạn trong thời đại mà ranh giới giữa công việc và nghỉ ngơi bị xóa nhòa đến mức chúng ta mất hết ý niệm về nghỉ ngơi thật sự.

Trong bản tin này, Tiên chia sẻ với bạn những kiến thức về khoa học hành vi, khoa học thần kinh, và tâm lý học ứng dụng để giúp bạn thiết kế một cuộc đời hạnh phúc, ý nghĩa, và sáng tạo, bắt đầu từ hôm nay. Nếu bạn yêu thích bài viết, hãy đăng ký hoặc giúp tụi mình chia sẻ bản tin với ai đó cần.